Microsoft 365 samler Teams, SharePoint og Power Automate for effektivt samarbejde, sikkerhed og automatisering i virksomheden. Læs mere her!
For mange medarbejdere er Microsoft 365 først og fremmest Outlook, Word, Excel og måske Teams. Men platformen rummer langt flere muligheder for virksomheder, der gerne vil samle samarbejde, dokumenter og daglige arbejdsgange ét sted.
Teams, SharePoint, OneDrive og de øvrige værktøjer i Microsoft 365 kan arbejde sammen og skabe en mere sammenhængende digital arbejdsplads.
Det handler ikke nødvendigvis om at tage alle funktioner i brug. Det handler om at vælge de værktøjer, der løser konkrete behov i virksomheden.
Teams kan samle mere end møder og chat
Microsoft Teams bliver ofte brugt til videomøder og beskeder mellem kolleger. Men Teams kan også fungere som et fælles arbejdsrum for afdelinger og projekter.
Her kan medarbejderne samle samtaler, møder og relevante dokumenter, så information ikke ligger spredt mellem mails, lokale mapper og forskellige systemer.
Et projektteam kan eksempelvis have sit eget område, hvor medarbejderne kan finde dokumenter og følge kommunikationen omkring projektet.
Det kan gøre det lettere at finde tilbage til tidligere beslutninger og mindske behovet for lange mailtråde med forskellige versioner af det samme dokument.
Samarbejd om dokumenter i Microsoft 365
En af fordelene ved Microsoft 365 er muligheden for at arbejde sammen om dokumenter.
Flere medarbejdere kan arbejde i det samme dokument, og ændringer kan gemmes løbende. Det reducerer behovet for at sende Word- eller Excel-filer frem og tilbage på mail og efterfølgende finde ud af, hvilken version der er den nyeste.
Det kan især gøre en forskel i virksomheder, hvor dokumenter skal gennem flere hænder.
Samtidig kan adgang til filer styres, så relevante medarbejdere eller eksterne samarbejdspartnere får adgang til det materiale, de har brug for.
SharePoint kan skabe struktur i virksomhedens information
Når mængden af dokumenter vokser, bliver struktur vigtig.
SharePoint kan bruges til at samle virksomhedens dokumenter og information i fælles områder. Det kan eksempelvis være materiale til bestemte afdelinger, projekter eller interne processer.
Det gør det lettere for medarbejderne at finde relevante dokumenter uden at skulle lede gennem gamle mails eller personlige mapper.
SharePoint kan også bruges som intranet, hvor virksomheden samler eksempelvis interne nyheder, vejledninger, politikker og anden information, som medarbejderne ofte har brug for.
En god struktur er dog afgørende. Hvis dokumenter blot bliver flyttet fra gamle mapper til SharePoint uden en gennemtænkt opbygning, risikerer virksomheden blot at flytte rodet med.
OneDrive og SharePoint har forskellige roller
OneDrive og SharePoint bliver nogle gange opfattet som to versioner af det samme værktøj, men de bruges typisk til forskellige formål.
OneDrive er tæt knyttet til den enkelte medarbejders arbejdsfiler, mens SharePoint er velegnet til dokumenter og information, der skal deles og ejes af virksomheden eller et team.
Det betyder eksempelvis, at et dokument under udarbejdelse kan ligge i medarbejderens OneDrive, mens færdige dokumenter, som flere skal arbejde med, kan placeres i et fælles SharePoint-område.
En klar struktur for, hvor forskellige typer dokumenter skal gemmes, kan gøre det lettere at bevare overblikket.
Manuelle arbejdsgange kan automatiseres
Microsoft 365 kan også bruges til at automatisere nogle af de små manuelle opgaver, der fylder i hverdagen.
Det kan eksempelvis være en godkendelsesproces, hvor et dokument automatisk sendes videre til den rette person, eller en besked, der bliver sendt, når bestemte oplysninger bliver registreret.
Her kan blandt andet Power Automate bruges til at forbinde handlinger og skabe automatiserede arbejdsgange.
Det betyder ikke, at alle virksomhedens processer bør automatiseres. Men hvis medarbejderne gentager den samme manuelle opgave igen og igen, kan det være relevant at undersøge, om processen kan gøres enklere.
Adgang og sikkerhed skal tænkes ind fra starten
Når virksomhedens dokumenter og samarbejde samles digitalt, bliver styring af adgangen vigtig.
Medarbejderne skal kunne komme til de oplysninger, de har brug for, uden samtidig at få adgang til data, der ikke er relevante for deres arbejde.
Microsoft 365 giver forskellige muligheder for at administrere brugere, adgang og sikkerhed. Hvilke funktioner virksomheden har til rådighed, afhænger blandt andet af den valgte Microsoft 365-løsning og den konkrete opsætning.
Derfor er det vigtigt, at rettigheder og sikkerhedsindstillinger bliver tilpasset virksomhedens behov og løbende holdt ajour, når medarbejdere begynder, skifter rolle eller forlader virksomheden.
Microsoft 365 fungerer bedst, når værktøjerne hænger sammen
Den største gevinst ligger ikke nødvendigvis i det enkelte program.
Den opstår, når virksomheden bruger værktøjerne sammen på en måde, der understøtter medarbejdernes hverdag.
Teams kan være indgangen til samarbejdet. SharePoint kan skabe struktur omkring fælles dokumenter og information. OneDrive kan bruges til medarbejderens egne arbejdsfiler, mens automatisering kan reducere nogle af de manuelle opgaver.
Det kræver ikke, at virksomheden tager alle muligheder i Microsoft 365 i brug på én gang.
Ofte giver det mere mening at begynde med de arbejdsgange, hvor medarbejderne bruger unødvendig tid, mangler overblik eller har svært ved at finde den rigtige information.
På den måde bliver Microsoft 365 mere end en samling programmer. Det bliver en platform, der kan understøtte den måde, virksomheden arbejder og samarbejder på.
Nova C hjælper virksomheder med Microsoft 365 og med at få løsningerne sat op, så de passer til virksomhedens behov og hverdag.
