Få styr på IT-sikkerhed, adgang, økonomi og drift før virksomheden flytter til cloud. Læs de vigtigste overvejelser og undgå dyre fejl.
Cloud kan gøre det lettere for medarbejdere at få adgang til virksomhedens systemer og data fra forskellige lokationer, og virksomheden bliver mindre afhængig af at have al IT-infrastruktur stående lokalt. Men en flytning til skyen bør ikke begynde med spørgsmålet om, hvilken cloudløsning virksomheden skal vælge.
Det første spørgsmål bør være, hvad virksomheden ønsker at opnå.
For nogle handler det om at gøre IT-driften mindre afhængig af lokale servere. Andre ønsker bedre muligheder for hjemmearbejde, lettere skalering eller tættere integration mellem de systemer, medarbejderne bruger.
Når formålet er klart, bliver det lettere at afgøre, hvilke systemer der giver mening at flytte, og hvilke krav den kommende løsning skal opfylde.
Alt behøver ikke nødvendigvis flyttes i skyen
At flytte virksomhedens IT i skyen behøver ikke være en alt eller intet-beslutning.
Nogle virksomheder kan have systemer eller udstyr, som fortsat fungerer bedst lokalt, mens andre dele med fordel kan flyttes til cloudbaserede løsninger. Det kan blandt andet afhænge af virksomhedens arbejdsgange, eksisterende systemer og de integrationer, der allerede er etableret.
Derfor bør virksomheden begynde med at skabe et overblik over den nuværende opsætning.
Hvilke systemer bruges i dag? Hvilke systemer udveksler data? Hvilke medarbejdere bruger dem? Og er der ældre programmer eller specialløsninger, som er afhængige af lokale servere?
En sådan kortlægning kan vise, om en fuld cloudløsning giver mening, eller om en kombination af lokale og cloudbaserede løsninger passer bedre til virksomheden.
Internetforbindelsen får større betydning
Når flere systemer og data flyttes væk fra virksomhedens egne lokaler, bliver internetforbindelsen samtidig vigtigere for den daglige drift.
Hvis medarbejderne er afhængige af cloudbaserede systemer til eksempelvis mail, dokumenter, økonomi eller andre centrale arbejdsopgaver, kan problemer med forbindelsen få direkte betydning for deres mulighed for at arbejde.
Det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden skal etablere flere forskellige internetforbindelser. Behovet afhænger af, hvor kritiske de cloudbaserede løsninger er, og hvor store konsekvenser et internetudfald vil have.
Det relevante er, at afhængigheden bliver tænkt ind i beslutningen. Jo mere af den daglige drift der foregår online, desto vigtigere bliver et stabilt netværk og en forbindelse, der passer til virksomhedens behov.
Undersøg om de eksisterende systemer kan følge med
En cloudløsning skal fungere sammen med de programmer og systemer, virksomheden allerede bruger.
Det kan være økonomisystem, CRM, ERP, fagsystemer eller andre løsninger, der udveksler data med hinanden. Hvis et centralt system ikke kan fungere tilfredsstillende efter flytningen, kan virksomheden ende med nye manuelle arbejdsgange eller behov for yderligere integrationer.
Derfor bør de tekniske afhængigheder undersøges inden migreringen og ikke først opdages, når systemerne er flyttet.
Det er især relevant i virksomheder med ældre eller specialudviklede programmer, hvor det ikke nødvendigvis er givet, at de kan flyttes direkte til en ny løsning.
Hvem har adgang til data i skyen?
Når virksomhedens data ligger i cloudbaserede tjenester, er adgangsstyring fortsat virksomhedens ansvar.
Det skal blandt andet være tydeligt, hvilke medarbejdere der har adgang til hvilke oplysninger, hvem der har administrative rettigheder, og hvordan adgangen bliver fjernet, når en medarbejder stopper eller skifter funktion.
Multifaktor-godkendelse kan være en vigtig del af beskyttelsen af cloudkonti, fordi adgang til virksomhedens systemer ellers kan afhænge af et brugernavn og en adgangskode, der kan blive kompromitteret.
Cloud ændrer dermed nogle af de tekniske rammer, men den fjerner ikke behovet for almindelig IT-sikkerhed. Adgangsrettigheder, brugerkonti og sikkerhed skal fortsat administreres, også selvom serveren ikke længere står fysisk hos virksomheden.
Cloud og backup er ikke det samme
En anden vigtig overvejelse er, hvordan virksomhedens data kan gendannes, hvis noget bliver slettet eller går tabt.
Det er let at antage, at data automatisk er tilstrækkeligt sikret, fordi de ligger hos en cloudleverandør. Men cloudlagring og backup løser ikke nødvendigvis den samme opgave.
Cloudtjenesten kan have funktioner til versionshistorik, papirkurv eller gendannelse, men virksomheden bør undersøge, hvordan de konkret fungerer, hvor længe data kan gendannes, og om det dækker virksomhedens behov.
Det gælder eksempelvis også Microsoft 365, hvor tjenester som OneDrive og SharePoint giver muligheder for lagring og samarbejde, men hvor virksomheden stadig bør tage særskilt stilling til sin backupstrategi.
Sikkerhed er et fælles ansvar
En cloudleverandør kan stå for en stor del af den underliggende tekniske infrastruktur, men det betyder ikke, at leverandøren overtager ansvaret for alt.
Virksomheden har fortsat ansvar for blandt andet de brugere og adgange, den selv administrerer, og for hvordan medarbejderne anvender løsningen.
Derfor er det vigtigt at forstå, hvor leverandørens ansvar stopper, og hvor virksomhedens eget begynder.
Det gælder også, hvis en ekstern IT-leverandør står for den daglige administration. Aftalen bør gøre det tydeligt, hvem der håndterer de forskellige opgaver, så nødvendige opdateringer eller sikkerhedsopgaver ikke bliver overset, fordi begge parter forventer, at den anden tager sig af dem.
Hvad koster cloud reelt?
Cloud kan ændre måden, virksomheden betaler for sin IT på.
I stedet for at investere i egne servere og efterfølgende udskifte dem med nogle års mellemrum kan en større del af omkostningerne bestå af løbende abonnementer og licenser.
Det gør dog ikke nødvendigvis cloud billigere.
Den samlede økonomi afhænger blandt andet af de løsninger og den kapacitet, virksomheden har behov for, antallet af brugere, licenser samt omkostninger til drift og support.
Derudover kan selve flytningen have en omkostning. Data skal måske ryddes op og flyttes, integrationer skal tilpasses, og medarbejderne kan have behov for hjælp til nye arbejdsgange.
Derfor bør virksomheden sammenligne de samlede omkostninger ved den nuværende løsning med den forventede cloudløsning frem for kun at sammenligne prisen på servere med prisen på cloudlicenser.
Hvad sker der, hvis virksomheden senere vil skifte?
Det er også værd at tænke nogle år frem.
Hvis virksomheden på et tidspunkt ønsker at skifte leverandør eller løsning, skal det være muligt at få data med videre. Derfor bør virksomheden allerede inden aftalen indgås undersøge, hvordan data kan eksporteres, hvilke formater de kan leveres i, og hvad der sker med oplysningerne hos den tidligere leverandør.
Det kan virke som et mærkeligt tidspunkt at tænke på en exit, når virksomheden endnu ikke er flyttet ind. Men det er langt lettere at afklare vilkårene, inden man bliver afhængig af løsningen.
Medarbejderne er også en del af cloudprojektet
En teknisk vellykket migrering er ikke nødvendigvis en vellykket forandring for virksomheden.
Hvis medarbejderne efterfølgende skal arbejde på en anden måde, bruge nye programmer eller gemme og dele dokumenter anderledes, skal den del også planlægges.
Ellers kan resultatet blive, at medarbejderne finder deres egne omveje og fortsætter med gamle arbejdsgange ved siden af de nye løsninger.
Derfor bør et cloudprojekt også tage højde for, hvordan medarbejdernes hverdag ændrer sig, og hvilken introduktion eller support de får brug for.
Flyt ikke til skyen, bare fordi cloud er blevet standard
For mange virksomheder vil cloud være en naturlig del af den moderne IT-drift, men det betyder ikke, at alle systemer skal flyttes, eller at den samme løsning passer til alle virksomheder.
En god beslutning begynder med virksomhedens egne behov: Hvilke problemer skal løses? Hvilke systemer er virksomheden afhængig af? Hvilke krav er der til adgang, sikkerhed og backup? Og hvordan ser økonomien ud, når alle omkostninger bliver regnet med?
Når de spørgsmål er afklaret, bliver cloud ikke et mål i sig selv, men en mulig løsning på konkrete behov i virksomheden.
Det giver et langt bedre udgangspunkt end at flytte IT i skyen først og bagefter finde ud af, hvordan virksomheden skal arbejde med den.
