Hvornår er det tid til at skifte ERP-system?

Et ERP-system bliver sjældent forældet fra den ene dag til den anden. Oftere sker det gradvist. Medarbejderne finder små omveje, flere opgaver flyttes over i Excel, nye integrationer bliver vanskelige at etablere, og rapporteringen kræver mere manuelt arbejde end tidligere.

Hver udfordring kan isoleret set virke overkommelig, men tilsammen kan de være tegn på, at virksomhedens behov har udviklet sig hurtigere end ERP-systemet.

Det betyder ikke nødvendigvis, at systemet skal udskiftes. Nogle problemer kan løses med en bedre opsætning, nye integrationer eller ændrede arbejdsgange. Men når begrænsningerne begynder at påvirke den daglige drift og virksomhedens muligheder for at udvikle sig, er det relevant at undersøge alternativerne.

Medarbejderne bygger deres egne løsninger ved siden af ERP-systemet

Et tydeligt tegn på, at ERP-systemet ikke længere dækker virksomhedens behov, er, når en stadig større del af arbejdet foregår uden for systemet.

Medarbejderne eksporterer måske data til Excel for at lave de rapporter, de har brug for, registrerer oplysninger i separate filer eller bruger andre programmer til processer, som egentlig burde hænge sammen med virksomhedens økonomi og øvrige administration.

Det er ikke nødvendigvis et problem at bruge flere forskellige værktøjer. Problemet opstår, når de bliver nødvendige for at kompensere for funktioner, der mangler i ERP-systemet.

Det kan føre til mere dobbeltarbejde og gøre det vanskeligere at bevare et samlet overblik over virksomhedens data.

Virksomheden har udviklet sig, men ERP-systemet står stille

Det system, der passede til virksomheden for fem eller ti år siden, passer ikke nødvendigvis til den virksomhed, den er blevet i dag.

Der kan være kommet flere medarbejdere, nye forretningsområder, flere kunder eller andre krav til økonomistyring og rapportering. Virksomheden kan også have fået behov for at forbinde ERP-systemet med webshop, CRM, lager eller andre løsninger.

Hvis hver ændring kræver særlige omveje eller omfattende tilpasninger, kan det være værd at undersøge, om begrænsningen ligger i selve systemet.

ERP-systemet bør understøtte virksomhedens arbejdsgange. Hvis virksomheden i stigende grad skal tilpasse sine arbejdsgange til systemets begrænsninger, er balancen begyndt at tippe den forkerte vej.

Rapporteringen kræver for meget manuelt arbejde

ERP-systemet indeholder typisk en stor del af de økonomiske data, som både økonomiafdelingen og ledelsen bruger. Derfor bliver begrænsninger i rapporteringen også hurtigt synlige.

Hvis data regelmæssigt skal eksporteres til Excel, bearbejdes manuelt og kombineres med oplysninger fra andre systemer, før ledelsen kan få de ønskede rapporter, kan det være tegn på, at den eksisterende løsning ikke længere understøtter virksomhedens behov tilstrækkeligt.

Her bør virksomheden dog undersøge årsagen, før ERP-systemet får hele skylden.

Problemet kan ligge i selve systemet, men det kan også skyldes den nuværende opsætning, manglende integrationer eller måden data bliver registreret på.

En gennemgang af virksomhedens økonomistyring kan derfor være relevant, før der bliver truffet beslutning om et større systemskifte.

Det eksisterende system bliver dyrt at holde i live

Prisen på et ERP-system handler ikke kun om licensen.

Hvis virksomheden løbende skal betale for specialtilpasninger, manuelle løsninger og hjælp til funktioner, som nyere systemer kan håndtere mere enkelt, kan den samlede omkostning ved den eksisterende løsning begynde at vokse.

Det samme gælder medarbejdernes tid. Hvis en arbejdsgang kræver fem manuelle trin, fordi systemerne ikke kan udveksle data, har det også en omkostning, selvom den ikke står på fakturaen fra ERP-leverandøren.

Derfor bør en vurdering af det nuværende ERP-system ikke kun tage udgangspunkt i, hvad systemet koster at købe og drive. Virksomheden bør også se på det arbejde, der foregår omkring systemet for at få hverdagen til at fungere.

Manglende opdateringer kan gøre et skifte mere presserende

Der er forskel på et ERP-system, der stadig bliver udviklet og understøttet, og en ældre løsning, hvor leverandøren har reduceret eller helt stoppet supporten.

Hvis der ikke længere kommer relevante opdateringer, kan virksomheden med tiden få problemer med både kompatibilitet, integrationer og sikkerhed.

Det kan også blive vanskeligere at finde medarbejdere eller eksterne konsulenter med den nødvendige viden om en ældre platform. Dermed bliver virksomheden mere afhængig af et begrænset antal personer, som kender systemet.

I den situation handler spørgsmålet ikke kun om, hvorvidt et nyere ERP-system har flere funktioner. Det handler også om, hvor længe det er forsvarligt og praktisk at fortsætte med den eksisterende løsning.

Et ERP-skifte skal løse konkrete problemer

Et nyere system er ikke automatisk et bedre system for virksomheden.

Et ERP-skifte er et større projekt, fordi løsningen typisk hænger sammen med centrale dele af forretningen. Data skal flyttes, arbejdsgange skal tilpasses, integrationer skal etableres, og medarbejderne skal lære den nye løsning at kende.

Derfor bør beslutningen begynde med en konkret kortlægning af problemerne i den nuværende løsning.

Hvor opstår det manuelle arbejde? Hvilke funktioner mangler? Hvilke integrationer giver problemer? Hvilke rapporter er vanskelige at fremstille? Og hvilke krav forventer virksomheden at få de kommende år?

Når de spørgsmål er besvaret, bliver det også lettere at opstille krav til en eventuel ny løsning.

Undersøg om det nuværende ERP-system kan forbedres først

Nogle problemer kan løses uden et komplet systemskifte.

Hvis udfordringerne skyldes en gammel opsætning, manglende integrationer eller arbejdsgange, der ikke er blevet tilpasset virksomhedens udvikling, kan det være både lettere og billigere at forbedre den eksisterende løsning.

Det er derfor værd at skelne mellem tre forskellige situationer: Funktionerne findes allerede, men bliver ikke udnyttet. Systemet kan udvides eller integreres, så behovet bliver dækket. Eller systemets grundlæggende begrænsninger betyder, at virksomheden reelt har brug for en anden platform.

Først i den sidste situation er et ERP-skifte nødvendigvis den rigtige konklusion.

Uniconta kan være et alternativ

Hvis gennemgangen viser, at den nuværende løsning ikke længere matcher virksomhedens behov, kan næste skridt være at undersøge alternative ERP-systemer.

Nova C arbejder blandt andet med Uniconta ERP, som kan være en mulighed for virksomheder, der ønsker at modernisere deres økonomi- og ERP-løsning.

Valget bør dog stadig tage udgangspunkt i virksomhedens konkrete behov. Et ERP-system skal passe til arbejdsgange, rapportering, integrationer og den måde, virksomheden forventer at udvikle sig på. Derfor giver det mere mening at begynde med kravene og derefter vurdere systemet end at vælge platformen først og tilpasse virksomheden bagefter.

Det rigtige tidspunkt kommer før systemet bliver et akut problem

Det bedste tidspunkt at overveje et ERP-skifte er ikke nødvendigvis den dag, det eksisterende system ikke længere kan fungere.

Hvis medarbejderne allerede bruger stadig flere manuelle løsninger, rapporteringen kræver omfattende efterbehandling, og nye behov bliver vanskelige at understøtte, har virksomheden mulighed for at undersøge alternativer, mens den eksisterende løsning stadig fungerer.

Det giver bedre tid til at kortlægge behov, undersøge muligheder og planlægge en eventuel overgang.

Et ERP-system behøver altså ikke være brudt sammen, før det er blevet for gammelt til virksomheden. Det afgørende spørgsmål er, om systemet fortsat understøtter den måde, virksomheden arbejder og udvikler sig på, eller om medarbejderne efterhånden bruger deres tid på at arbejde rundt om det.