Hvornår er virksomheden klar til Business Intelligence?

Business Intelligence skaber ikke værdi, blot fordi virksomheden har mange data. Værdien opstår, når data giver bedre indsigt og fører til konkrete beslutninger. Derfor afhænger virksomhedens parathed ikke først og fremmest af teknologi, men af formål, datakvalitet, ansvar og arbejdsgange.

Start med de beslutninger, BI skal forbedre

Før virksomheden vælger en BI-løsning, bør ledelsen afklare, hvilke beslutninger den skal understøtte. Det kan handle om salg, økonomi, lagerstyring, produktion eller kundeservice.

Begynd med nogle få konkrete spørgsmål. Hvorfor falder indtjeningen på bestemte kunder? Hvilke produkter binder mest kapital på lageret? Hvilke projekter overskrider budgettet? Hvor opstår der forsinkelser i driften?

Spørgsmålene afgør, hvilke data og nøgletal virksomheden har brug for. De gør det samtidig muligt at vurdere, om BI-løsningen faktisk skaber en forbedring.

Det er også vigtigt at skelne mellem rapportering og analyse. Rapportering viser typisk, hvad der er sket. Analyse hjælper med at forklare udviklingen og giver et bedre grundlag for at beslutte, hvad virksomheden skal gøre. Hvis formålet er uklart, risikerer BI blot at blive endnu en samling rapporter, som ingen bruger aktivt.

Undersøg, om de nødvendige data findes

Når formålet er på plads, skal virksomheden undersøge, om den har de nødvendige data. Oplysningerne kan ligge i økonomisystemet, CRM, projektstyring, lagerløsninger, produktionssystemer eller regneark.

Det afgørende er ikke antallet af datakilder, men om oplysningerne kan samles og sammenlignes. Virksomheden bør blandt andet undersøge, om systemerne bruger ensartede kunde-, produkt- og afdelingsnumre, og om data bliver registreret regelmæssigt.

Manglende data er ikke altid et teknisk problem. Måske har virksomheden aldrig besluttet, hvilke oplysninger medarbejderne skal registrere. Data kan også være gemt i lokale regneark eller afhænge af enkelte medarbejderes viden. I så fald skal registreringen og arbejdsgangene forbedres, før BI kan levere et pålideligt resultat.

Få styr på datakvaliteten

Et dashboard kan se overbevisende ud, selvom tallene bag det er mangelfulde. Derfor er datakvalitet en afgørende del af virksomhedens BI-parathed.

Undersøg, om oplysningerne er korrekte, komplette, aktuelle og registreret på samme måde. Hvis salgsafdelingen og økonomifunktionen bruger forskellige definitioner af omsætning eller aktive kunder, kan de få forskellige svar på det samme spørgsmål.

Virksomheden bør derfor definere sine centrale begreber. Hvad tæller som et salg? Hvornår betragtes en kunde som aktiv? Hvordan beregnes dækningsbidrag? Hvilken dato afgør, hvilken periode en ordre tilhører?

En BI-platform kan samle og visualisere data, men den kan ikke afgøre, hvilken forretningsmæssig betydning tallene skal have. Det kræver beslutninger fra ledelsen og de medarbejdere, som kender de pågældende arbejdsområder.

Placér ansvaret tydeligt

BI kræver ejerskab. For hver vigtig datamængde og hvert centralt nøgletal bør virksomheden beslutte, hvem der har ansvar for indhold, kvalitet og opfølgning.

IT kan stå for platforme, integrationer, drift og adgangsrettigheder. Forretningen bør eje definitionerne og fortolkningen af data. Økonomiafdelingen kan eksempelvis have ansvar for økonomiske nøgletal, mens salgsledelsen ejer definitioner og mål for salgsdata.

Det skal også være tydeligt, hvem der reagerer, når tallene ændrer sig. Hvis et dashboard viser faldende indtjening, stigende lagerbinding eller forsinkede projekter, skal nogen undersøge årsagen og iværksætte den relevante handling. Ellers bliver BI passiv rapportering frem for et aktivt ledelsesværktøj.

Gør BI til en del af arbejdsgangene

Virksomheden er ikke klar til BI, hvis rapporterne står alene. Data skal indgå i de situationer, hvor medarbejdere og ledere træffer beslutninger.

Det kan eksempelvis ske på et ugentligt salgsmøde, hvor teamet gennemgår udviklingen og aftaler konkrete handlinger. En driftsafdeling kan følge kapacitet og forsinkelser dagligt, mens ledelsen vurderer økonomiske resultater hver måned.

Medarbejderne skal forstå, hvorfor deres registreringer er vigtige, og hvordan tallene bliver brugt. Hvis de oplever BI som kontrol uden tydeligt formål, kan det skabe modstand. Hvis de derimod får indsigt, som hjælper dem i arbejdet, bliver løsningen lettere en naturlig del af hverdagen.

Begynd med et afgrænset BI-projekt

Datamodenhed er ikke enten-eller. Virksomheden kan have pålidelige økonomidata, men mangelfulde oplysninger om kunder, lager eller projekter. Derfor bør hvert område vurderes for sig.

Begynd med en vigtig beslutning, hvor datagrundlaget allerede er nogenlunde anvendeligt. Definér få relevante nøgletal, placér ansvaret og aftal, hvordan indsigten skal bruges. Når virksomheden har afprøvet arbejdsgangen og dokumenteret værdien, kan løsningen udvides.

Virksomheden er således klar til Business Intelligence, når den ved, hvilke beslutninger BI skal forbedre, har et tilstrækkeligt datagrundlag og kan placere ansvaret for både data og handling. Så bliver BI et praktisk forretningsværktøj frem for et teknologiprojekt uden tydelig retning.