Sådan forbereder I data til et nyt ERP-system

Når en virksomhed skifter ERP-system, skal relevante data flyttes fra den gamle løsning til den nye. Det kan blandt andet være kunder, leverandører, varer, konti, priser og historiske posteringer.

En datamigrering handler dog ikke kun om at eksportere og importere oplysninger. Hvis data er forældede, ufuldstændige eller registreret forskelligt, følger problemerne med over i det nye system. Derfor bør virksomheden bruge overgangen til at rydde op, placere ansvar og beslutte, hvilke data der faktisk skal bevares.

Afgræns datamigreringen

Alt behøver ikke nødvendigvis at blive flyttet til det nye ERP-system. Gamle poster, midlertidige registreringer og data uden aktuel værdi kan gøre migreringen mere omfattende og skabe unødvendigt arbejde efter idriftsættelsen.

Aftal derfor, hvilke data der skal flyttes, hvilke der skal gemmes som historik, og hvilke der kan udfases. Afklar også, hvor langt tilbage historikken skal gå. Behovet kan være forskelligt inden for økonomi, salg, lager, indkøb og produktion.

Opret en samlet oversigt over datatyper, kilder og ansvarlige. For hver datamængde bør det fremgå, om den skal migreres, arkiveres eller slettes efter gældende regler. Oversigten skaber et fælles grundlag og gør det lettere at opdage manglende beslutninger tidligt.

Ryd op før eksporten

Et nyt ERP-system forbedrer ikke automatisk de data, virksomheden allerede har. Hvis kundekort indeholder fejl, manglende oplysninger eller forskellige skrivemåder, bliver problemerne blot flyttet med.

Begynd med de vigtigste stamdata. Det kan være kunder, leverandører, varer, kontoplaner, lagerlokationer, enheder og priser. Undersøg, om der findes manglende felter, ugyldige værdier, forældede poster eller modstridende oplysninger.

Oprydningen bør følge faste forretningsregler. Beslut eksempelvis, hvilke felter der skal udfyldes, hvornår en kunde betragtes som aktiv, og hvordan varer, der ikke længere sælges, skal håndteres.

Dokumentér de valgte regler og større ændringer. Det giver sporbarhed og gør det muligt senere at forklare, hvorfor bestemte data er blevet rettet, fravalgt eller arkiveret.

Find og håndter dubletter

Den samme kunde eller leverandør kan være oprettet flere gange med mindre forskelle i navn, adresse eller kontaktoplysninger. En søgning på identiske navne finder derfor ikke nødvendigvis alle dubletter.

Sammenlign også relevante oplysninger som adresse, telefonnummer, e-mail og CVR-nummer. Hvilke felter der skal bruges, afhænger af den konkrete datatype.

Poster bør ikke sammenlægges automatisk uden kontrol. En kunde kan have historik, åbne ordrer, fakturaer eller andre forbindelser, som skal bevares. Beslut derfor, hvilken post der skal være den primære, og hvordan oplysninger og relationer fra de øvrige poster skal håndteres.

Registrér, hvilke poster der er lagt sammen, hvem der har godkendt ændringen, og hvordan eventuelle uoverensstemmelser er løst.

Placér ansvaret for stamdata

Stamdata er grundlaget for mange af virksomhedens processer. Fejl i kunder, varer, leverandører, priser og konti kan påvirke fakturering, lagerstyring, indkøb, rapportering og kundeservice.

Dataarbejdet bør derfor ikke placeres hos IT alene. IT kan hjælpe med udtræk, formater og tekniske kontroller, mens medarbejderne i forretningen kender oplysningernes betydning. Salgsafdelingen kan eksempelvis vurdere kundedata, indkøb kan kontrollere leverandører, og økonomiafdelingen kan tage ansvar for konti og betalingsoplysninger.

Udpeg en ansvarlig for hver vigtig datamængde. Personen behøver ikke udføre alle rettelser, men skal kunne træffe beslutninger, afklare tvivl og godkende det endelige resultat.

Fastlæg samtidig, hvem der må oprette og ændre stamdata efter overgangen. Ellers kan de samme fejl hurtigt opstå igen i det nye system.

Tilpas data til den nye struktur

Det nye ERP-system kan bruge andre felter, koder og krav end det gamle. Et felt, der tidligere var valgfrit, kan være nødvendigt i den nye løsning, og varegrupper eller statuskoder kan være opbygget anderledes.

Lav derfor en mappingsoversigt, som viser, hvor hvert felt fra det gamle system skal placeres, og hvordan værdier skal omdannes. Oversigten skal også beskrive, hvad der sker med data, som ikke har en direkte modpart.

Kontrollér datoformater, enheder, decimaler, valutaer og fortegn. Små forskelle kan føre til forkerte saldi, priser eller lagermængder. Koder med indledende nuller og tekstfelter med begrænset længde kræver også opmærksomhed.

Hvis en post ikke kan placeres sikkert, bør den markeres til manuel vurdering frem for at blive importeret med en tilfældig værdi.

Test før den endelige flytning

Gennemfør en prøveflytning, før den endelige migrering. Testen skal afdække fejl i udtræk, mapping, omdannelse og import, mens der stadig er tid til at rette dem.

Sammenlign antallet af kunder, varer og leverandører før og efter flytningen. Kontrollér også udvalgte poster i detaljer, herunder adresser, priser, saldi, relationer og historik.

Medarbejdere, der anvender data i hverdagen, bør deltage i kontrollen. De kan opdage fejl, som tekniske test ikke fanger.

Gentag prøveflytningen efter større rettelser, og dokumentér fejl og løsninger. Den endelige migrering bør først gennemføres, når de ansvarlige har godkendt data. Dermed undgår virksomheden at begynde arbejdet i et nyt ERP-system med de samme gamle problemer.