Er virksomheden klar til Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot kan hjælpe med at skrive udkast, opsummere møder og finde information i Microsoft 365. Men en licens skaber ikke automatisk værdi. Før virksomheden tager løsningen i brug, bør den have styr på formål, adgangsrettigheder, data, medarbejdernes behov og ansvaret for det indhold, Copilot producerer.

Begynd med konkrete arbejdsopgaver

En god implementering begynder med spørgsmålet: Hvilke arbejdsopgaver skal Copilot gøre lettere eller bedre? En bred udrulning uden klare mål kan ende med, at medarbejderne får endnu et værktøj, som de ikke ved, hvordan de skal bruge.

Microsoft Copilot kan eksempelvis anvendes til mødereferater, første tekstudkast, opsummering af dokumenter og søgning efter information, som brugeren allerede har adgang til. Virksomheden bør vælge nogle få anvendelsesområder, hvor der er et tydeligt behov.

Beskriv den nuværende arbejdsgang, det ønskede resultat og de mulige risici. Effekten kan måles på tidsforbrug, kvalitet, svartider eller antallet af manuelle trin. Et afgrænset pilotprojekt giver som regel et bedre beslutningsgrundlag end at give hele organisationen adgang fra begyndelsen.

Gennemgå adgangsrettighederne først

Copilot arbejder med de oplysninger, som den enkelte bruger har adgang til i Microsoft 365. Hvis en medarbejder allerede har unødvendig adgang til dokumenter eller arbejdsområder, kan Copilot gøre oplysningerne lettere at finde. Løsningen reparerer ikke en uhensigtsmæssig adgangsstruktur.

Virksomheden bør derfor gennemgå adgangsgrupper, Teams, delte mapper og SharePoint. Gamle projekter, brede medlemskaber og tidligere medarbejderes konti bør undersøges. Rettigheder skal afspejle medarbejdernes aktuelle roller og arbejdsopgaver.

Administrative konti kræver særlig beskyttelse, men almindelige brugerrettigheder har også betydning. Et dokument kan være teknisk korrekt placeret og alligevel delt med flere personer end nødvendigt. Oprydningen bør derfor omfatte både systemroller og den daglige deling af filer og mapper.

Skab orden i virksomhedens data

Kvaliteten af Copilots svar afhænger blandt andet af det materiale, løsningen arbejder med. Forældede dokumenter, uklare filnavne og flere modstridende versioner kan gøre svarene mindre pålidelige.

Virksomheden bør afklare, hvor gældende dokumenter skal ligge, hvem der ejer dem, og hvordan gamle versioner håndteres. Vigtige politikker, procedurer og skabeloner skal være aktuelle og tilgængelige for de relevante medarbejdere.

Det er også nødvendigt at identificere fortrolige oplysninger, persondata og andet materiale, der kræver særlig kontrol. Virksomheden skal fastlægge, hvilke informationer medarbejderne må bruge i deres forespørgsler, og hvornår de skal være ekstra forsigtige. Arbejdet kræver ofte bidrag fra både IT, ledelse og de afdelinger, som ejer dataene.

Forbered medarbejderne på kritisk brug

Medarbejderne har forskellige opgaver og forskellige forudsætninger for at bruge Copilot. Træningen bør derfor tage udgangspunkt i deres virkelige arbejdsdag frem for en generel præsentation af alle funktioner.

Det skal stå klart, at Copilot leverer forslag og ikke færdige facit. Et svar kan være upræcist, mangle vigtig sammenhæng eller bygge på et utilstrækkeligt datagrundlag. Brugeren har fortsat ansvar for at kontrollere indholdet, inden det anvendes i en rapport, en beslutning eller kommunikationen med en kunde.

Korte øvelser med relevante opgaver kan vise medarbejderne, hvordan de stiller præcise spørgsmål og vurderer svarene kritisk. Virksomheden kan samtidig udpege interne kontaktpersoner, som samler erfaringer og hjælper med almindelige spørgsmål under pilotforløbet.

Fastlæg en enkel politik for brugen

Retningslinjerne for Copilot skal være korte nok til, at medarbejderne faktisk kan bruge dem. De bør beskrive, hvilke opgaver løsningen er egnet til, hvilke oplysninger medarbejderne skal behandle forsigtigt, og hvornår en fagperson skal godkende resultatet.

Virksomheden kan med fordel skelne mellem opgaver med forskellig risiko. Et internt idéudkast kræver normalt en anden kontrol end økonomiske beregninger, juridiske formuleringer eller materiale, der sendes til kunder. Jo større konsekvensen af en fejl er, desto grundigere skal kontrollen være.

Det skal også være tydeligt, hvor medarbejderne får hjælp. IT-support kan håndtere adgang, tekniske problemer og spørgsmål om opsætning, mens andre ansvarlige skal tage stilling til persondata, faglig kvalitet og interne regler.

Beskyt løsningen og placér ansvaret

Copilot skal indgå i virksomhedens samlede IT-sikkerhed. Det omfatter blandt andet multifaktorgodkendelse, sikre enheder, logning og regelmæssig kontrol af adgangsrettigheder.

Ansvarsfordelingen skal være tydelig. Virksomheden bør beslutte, hvem der godkender nye anvendelsesområder, vedligeholder retningslinjerne og følger op på fejl eller utilsigtet deling. Der bør også være en enkel proces, som medarbejderne kan bruge til at indberette problemer.

Test løsningen før en bred udrulning

En pilot bør have en fast periode, udvalgte deltagere og tydelige mål. Mål både tidsbesparelser, kvalitet, antal rettelser og medarbejdernes oplevelse af løsningen.

Efter forsøget kan virksomheden beslutte, hvilke anvendelser der skal fortsætte, justeres eller stoppes. Virksomheden er klar til Microsoft Copilot, når den har et konkret formål, passende adgangsrettigheder, brugbare data og medarbejdere, som kan kontrollere resultaterne. Så bliver implementeringen en styret forbedring af arbejdet og ikke blot indførelsen af endnu et IT-værktøj.