Oplever I fejl, dobbeltarbejde og forsinkelser i rapporteringen? Automatisér jeres økonomistyring og få pålidelige, opdaterede nøgletal hurtigere.
Rapportering kan sagtens fungere med Excel, manuelle dataudtræk og enkelte regneark, især når virksomheden er mindre, og behovet for rapportering er begrænset. Men efterhånden som virksomheden vokser, flere datakilder kommer til, og ledelsen efterspørger mere detaljerede oplysninger, kan den samme arbejdsform begynde at kræve uforholdsmæssigt meget tid.
Problemet er ikke nødvendigvis Excel eller manuelle arbejdsgange i sig selv. Det opstår, når medarbejderne bruger så meget tid på at hente, kopiere, kontrollere og rette data, at selve produktionen af rapporterne fylder mere end arbejdet med at forstå tallene.
Her er fem tegn på, at det kan være tid til at se nærmere på, hvordan jeres rapportering er bygget op.
1. De samme data bliver flyttet manuelt hver måned
Hvis rapporteringen begynder med, at medarbejdere henter data fra økonomisystemet, CRM, projektstyring eller andre systemer og derefter kopierer oplysningerne ind i regneark, er der en tilbagevendende manuel proces.
Det behøver ikke være et problem, hvis arbejdet er begrænset. Men når de samme data skal eksporteres og bearbejdes uge efter uge eller måned efter måned, kan der efterhånden blive brugt mange timer på en opgave, der stort set udføres på samme måde hver gang.
Samtidig kan der opstå fejl, når data kopieres eller bearbejdes manuelt. En formel kan blive ændret, en række kan blive overset, eller et udtræk kan dække en anden periode end forventet.
Hvis en stor del af rapporteringsarbejdet består i at flytte data mellem systemer, er det derfor relevant at undersøge, om noget af processen kan automatiseres.
2. Der findes flere versioner af den samme rapport
En anden klassiker opstår, når den samme rapport findes i flere udgaver.
Økonomiafdelingen har måske én version, salgsafdelingen en anden, mens ledelsen får en tredje fil, hvor enkelte tal er blevet opdateret umiddelbart inden mødet. Herefter kan en del af diskussionen komme til at handle om, hvilken version der er den rigtige.
Det kan især blive et problem, når rapporter sendes rundt som filer og efterfølgende bliver redigeret af flere personer.
Hvis medarbejderne regelmæssigt skal kontrollere, om de arbejder med den seneste version, er det et tegn på, at rapporteringen er blevet vanskelig at styre. Her kan et fælles datagrundlag og en mere central rapportering mindske behovet for at holde styr på forskellige kopier.
3. Rapporterne er allerede gamle, når ledelsen får dem
Manuel rapportering tager tid, og jo flere datakilder der skal samles, desto længere kan der gå fra data bliver registreret, til ledelsen sidder med den færdige rapport.
Hvis rapporteringen eksempelvis kræver udtræk fra flere systemer, efterfølgende bearbejdning i Excel og manuel kontrol, kan tallene være flere dage eller uger gamle, når de bliver præsenteret.
Det er ikke nødvendigvis et problem for alle typer rapportering. Nogle økonomiske rapporter skal netop vise en afsluttet periode. Men hvis ledelsen har behov for at følge udviklingen tættere, kan forsinkelsen betyde, at der bliver reageret senere på ændringer i salg, økonomi eller drift.
Her kan mere automatiseret rapportering gøre data tilgængelige tidligere, fordi en del af det manuelle arbejde mellem systemerne og den færdige rapport kan fjernes.
4. Små ændringer kræver store rettelser i rapporterne
Virksomheder står sjældent stille. Der kommer nye produkter, kunder, projekter eller afdelinger, og ledelsen kan få behov for at se tallene på nye måder.
Hvis selv mindre ændringer betyder, at medarbejderne skal rette en lang række regneark, formler eller rapportskabeloner, kan det være et tegn på, at rapporteringen er blevet for afhængig af manuelle konstruktioner.
Det kan også gøre rapporteringen sårbar over for fejl. Når den samme ændring skal gennemføres flere steder, er der risiko for, at noget bliver overset.
En rapporteringsløsning bør derfor kunne udvikle sig sammen med virksomheden. Hvis hver ændring kræver omfattende manuelt arbejde, kan det være relevant at undersøge, om data og beregninger kan struktureres anderledes.
5. Medarbejderne bruger mere tid på at kontrollere tallene end på at analysere dem
Det måske tydeligste tegn findes i selve arbejdsfordelingen.
Hvis økonomimedarbejdere eller andre ansvarlige bruger en stor del af tiden op til et ledelsesmøde på at kontrollere formler, sammenligne regneark og finde forklaringen på forskelle mellem rapporter, bliver ressourcerne brugt på at producere et beslutningsgrundlag frem for at arbejde med det.
Manuel kontrol vil fortsat være nødvendig i mange sammenhænge, og automatisering betyder ikke, at virksomhedens tal aldrig skal kontrolleres. Men der er forskel på faglig kvalitetssikring og på at skulle kontrollere de samme manuelle processer igen og igen.
Når rapporteringen fungerer godt, bør medarbejdernes viden i højere grad kunne bruges på at forstå udviklingen, forklare afvigelser og give ledelsen indsigt i tallene.
Automatisering behøver ikke betyde, at alt skal laves om
Hvis virksomheden kan genkende flere af tegnene, betyder det ikke nødvendigvis, at alle regneark skal fjernes, eller at hele rapporteringen skal erstattes af et nyt system.
Det første skridt er at finde ud af, hvor det manuelle arbejde opstår.
Måske ligger problemet i, at data skal flyttes mellem to systemer. Måske bliver den samme beregning lavet flere forskellige steder, eller måske er rapporteringen vokset gennem årene uden en samlet struktur.
Når de mest tidskrævende dele er fundet, kan virksomheden vurdere, hvor automatisering, integration eller Business Intelligence kan gøre en forskel.
Bedre rapportering handler om at bruge tiden rigtigt
Målet med at automatisere rapporteringen er ikke automatisering for teknologiens skyld. Det handler om at reducere det arbejde, der gentages uden at skabe tilsvarende værdi.
Hvis medarbejderne bruger mange timer på at hente og flytte data, rette de samme rapporter og kontrollere forskellige versioner, er der mindre tid til at analysere, hvad tallene faktisk fortæller.
En mere struktureret tilgang til økonomistyring og rapportering kan gøre det lettere at skabe et fælles datagrundlag og få de relevante informationer frem til ledelsen.
Når rapporteringen kræver mindre manuelt arbejde, kan fokus i højere grad flyttes fra at producere tallene til at bruge dem.
