Hvornår bør en virksomhed automatisere manuelle processer?

Mange virksomheder har arbejdsopgaver, der bliver udført manuelt, selvom de følger stort set den samme proces hver gang. Det kan være registrering af oplysninger, godkendelse af fakturaer, overførsel af data mellem systemer eller udarbejdelse af faste rapporter.

Når medarbejdere bruger meget tid på gentagne opgaver, kan det være relevant at undersøge, om dele af arbejdet kan automatiseres. Men automatisering giver ikke nødvendigvis værdi, bare fordi en opgave kan løses teknisk. Gevinsten afhænger blandt andet af, hvor ofte opgaven udføres, hvor ensartet processen er, og hvor meget manuel behandling den kræver.

Derfor bør virksomheden begynde med arbejdsgangen og ikke med teknologien.

Gentagne opgaver er oplagte at undersøge

Processer, der bliver gentaget mange gange og følger et nogenlunde fast mønster, er ofte et naturligt sted at begynde.

Det kan eksempelvis være behandling af fakturaer, registrering og flytning af data eller faste administrative arbejdsgange, hvor medarbejderen udfører de samme trin igen og igen. Hvis processen samtidig omfatter store mængder information, kan den manuelle behandling optage betydelig arbejdstid.

Automatisering kan her bruges til at håndtere nogle af de ensartede trin, så medarbejderne ikke behøver udføre dem manuelt hver gang.

Det interessante er derfor ikke kun, hvor lang tid én opgave tager. En opgave på få minutter kan samlet fylde meget, hvis den bliver gentaget flere hundrede gange.

Start med at forstå den eksisterende proces

Det kan være fristende at begynde med at finde et system, der kan automatisere en bestemt opgave. Men hvis den eksisterende arbejdsgang er uklar eller unødigt kompliceret, risikerer virksomheden blot at automatisere en dårlig proces.

Først bør det derfor være tydeligt, hvordan opgaven bliver løst i dag. Hvilke oplysninger bliver brugt, hvor kommer de fra, hvem behandler dem, og hvilke beslutninger bliver truffet undervejs?

Det kan samtidig vise, at nogle trin slet ikke længere er nødvendige, eller at processen kan forenkles, inden der bliver taget stilling til automatisering.

En enkel og veldefineret arbejdsgang er som regel lettere at automatisere end en proces med mange undtagelser og forskellige måder at udføre den samme opgave på.

Data skal kunne bevæge sig mellem systemerne

Mange manuelle arbejdsgange opstår, fordi oplysninger skal flyttes fra ét system til et andet.

En medarbejder kan eksempelvis hente information fra ét system, bearbejde den i et regneark og derefter indtaste resultatet i et andet system. Det kan fungere, men hvis processen bliver gentaget ofte, bruger virksomheden medarbejdertid på at flytte data frem for at arbejde med dem.

Her kan integration mellem virksomhedens systemer være en del af løsningen.

Hvis data kan overføres automatisk mellem eksempelvis økonomisystem, CRM eller andre forretningssystemer, kan nogle af de manuelle mellemled fjernes. Samtidig reduceres behovet for at indtaste de samme oplysninger flere steder.

Det kræver dog, at virksomhedens data er tilstrækkeligt strukturerede, og at det er klart, hvilket system der indeholder de oplysninger, som processen skal bygge på.

Økonomistyring kan indeholde mange gentagne arbejdsgange

Økonomifunktionen er et område, hvor virksomheder ofte har en række faste processer omkring blandt andet fakturaer, bogføring, godkendelser og rapportering.

Når oplysninger allerede findes digitalt, kan det være relevant at undersøge, om nogle af de manuelle trin kan håndteres anderledes. Målet behøver ikke være at automatisere hele økonomifunktionen, men at reducere arbejdet med de opgaver, der gentager sig og ikke kræver en ny faglig vurdering hver gang.

Automatisering kan også gøre data hurtigere tilgængelige til virksomhedens økonomistyring, fordi færre oplysninger skal igennem manuelle mellemled, før de kan bruges.

Det kan give medarbejderne mere tid til at arbejde med tallene frem for at bruge tiden på at flytte og registrere dem.

Automatisering giver ikke mening for alle opgaver

Nogle arbejdsprocesser egner sig dårligt til automatisering.

Hvis en opgave kun bliver udført få gange om året, kan arbejdet med at udvikle og vedligeholde en automatiseret løsning overstige den tid, virksomheden sparer. Det samme kan gælde processer, der ændrer sig ofte eller indeholder mange undtagelser.

Opgaver, der kræver faglig vurdering, dialog eller individuelle beslutninger, kan også være vanskelige at automatisere fuldt ud. Her kan teknologien i stedet bruges til at understøtte medarbejderen ved at samle information eller håndtere bestemte dele af processen.

Det relevante spørgsmål er derfor ikke kun, om en opgave kan automatiseres, men om det giver forretningsmæssig mening at gøre det.

Automatisering skal frigøre tid, ikke skabe nye manuelle opgaver

En automatisering er kun værdifuld, hvis den samlet set gør arbejdsgangen bedre.

Hvis medarbejderne efterfølgende skal bruge meget tid på at kontrollere resultatet, rette fejl eller manuelt overføre data mellem den automatiserede løsning og andre systemer, kan en del af gevinsten hurtigt forsvinde.

Derfor bør virksomheden også se på, hvordan den automatiserede proces skal fungere sammen med de systemer, der allerede bliver brugt.

En løsning, der fungerer isoleret, kan ende med at skabe et nyt manuelt mellemled et andet sted i organisationen. Det er derfor vigtigt at se hele arbejdsgangen fra begyndelse til slut og ikke kun automatisere det sted, hvor problemet umiddelbart er mest synligt.

Medarbejdernes viden er vigtig

De medarbejdere, der udfører en manuel proces hver dag, kender ofte de små undtagelser og problemer, der ikke fremgår af en formel procesbeskrivelse.

Derfor er deres viden vigtig, inden virksomheden ændrer arbejdsgangen.

En proces kan se enkel ud på papiret, men i praksis kan medarbejderen være nødt til at kontrollere bestemte oplysninger, håndtere særlige kundetyper eller rette fejl i data, før arbejdet kan fortsætte.

Hvis de forhold ikke bliver taget med i vurderingen, kan virksomheden ende med en automatisering, der fungerer teknisk, men ikke passer til den virkelighed, medarbejderne arbejder i.

Begynd dér, hvor problemet er tydeligt

Virksomheden behøver ikke automatisere mange processer på én gang. Det kan være mere overskueligt at begynde med en afgrænset arbejdsgang, hvor det er tydeligt, hvor meget manuelt arbejde der bliver udført, og hvad virksomheden ønsker at forbedre.

Før automatiseringen sættes i gang, kan virksomheden eksempelvis måle, hvor meget tid processen tager, hvor mange medarbejdere der er involveret, og hvor ofte der opstår fejl eller behov for manuel korrektion.

Efterfølgende bliver det lettere at vurdere, om automatiseringen faktisk har gjort en forskel.

På den måde bliver beslutningen baseret på virksomhedens egne arbejdsgange frem for en generel antagelse om, at automatisering altid fører til lavere omkostninger.

Automatisering skal løse et konkret problem

Den bedste anledning til at automatisere er derfor ikke, at virksomheden har fundet en ny teknologi. Det er, at der findes en arbejdsgang, hvor medarbejderne bruger unødigt meget tid på gentagne og ensartede opgaver.

Når processen er forstået, data er tilgængelige, og det er tydeligt, hvad virksomheden ønsker at opnå, kan automatisering være med til at fjerne manuelle trin og skabe en mere effektiv arbejdsgang.

For nogle virksomheder vil økonomiadministrationen være et oplagt sted at begynde, mens potentialet hos andre findes i helt andre dele af organisationen. Det afgørende er at finde de processer, hvor automatiseringen løser et reelt problem frem for blot at digitalisere en arbejdsgang, der burde have været ændret først.