Hvilke data har ledelsen egentlig brug for?

Virksomheder kan i dag indsamle data om næsten alt. Salg, økonomi, kunder, projekter, lager, medarbejdere og drift kan måles og følges på et stadig mere detaljeret niveau, men flere data giver ikke nødvendigvis ledelsen et bedre grundlag for at træffe beslutninger.

Udfordringen er ofte det modsatte. Når rapporter vokser, og dashboards bliver fyldt med nøgletal, kan de vigtigste informationer drukne i mængden.

Ledelsen har derfor ikke nødvendigvis brug for flere data, men for de data, der fortæller noget væsentligt om virksomhedens udvikling og giver et bedre grundlag for at beslutte, hvor der skal sættes ind.

Start med de beslutninger, ledelsen skal træffe

Det er fristende at begynde med at spørge, hvilke data virksomheden har til rådighed. Et bedre udgangspunkt er at se på, hvad ledelsen faktisk har behov for at vide.

Hvis virksomheden eksempelvis har fokus på indtjening, er omsætningen alene ikke nødvendigvis tilstrækkelig. Det kan også være relevant at kunne se, hvilke kunder, produkter eller projekter der bidrager til indtjeningen, og hvor udviklingen bevæger sig i den forkerte retning.

Har virksomheden i stedet udfordringer med kapacitet, levering eller lager, vil andre oplysninger være relevante.

De rigtige ledelsesdata afhænger derfor af virksomhedens mål og aktuelle udfordringer. Et nøgletal har først reel værdi, når det hjælper med at forstå noget, som ledelsen har mulighed for at reagere på.

Økonomiske data fortæller mere end omsætningen

Økonomien vil naturligt fylde i de fleste ledelsesrapporteringer, men også her er det vigtigt at vælge de tal, der giver et retvisende billede af forretningen.

Omsætningen kan eksempelvis stige, uden at indtjeningen følger med. Derfor kan ledelsen have behov for at se økonomiske data i sammenhæng og ikke kun følge virksomhedens toplinje.

Afhængigt af virksomheden kan det være relevant at følge blandt andet indtjening, dækningsbidrag, likviditet, omkostninger og udviklingen i de enkelte forretningsområder.

God økonomistyring handler derfor ikke kun om at registrere, hvad der allerede er sket. De økonomiske data skal også kunne bruges til at forstå udviklingen og danne grundlag for de kommende beslutninger.

Salgsdata kan vise, hvor forretningen bevæger sig hen

Regnskabstal fortæller typisk noget om det, der allerede er sket, mens data fra salg kan give et billede af den aktivitet, der er på vej ind i virksomheden.

Ledelsen kan eksempelvis have behov for at følge ordreindgang, pipeline eller udviklingen blandt forskellige kundegrupper. Hvilke oplysninger der er relevante, afhænger af virksomhedens forretningsmodel.

Det interessante er ikke nødvendigvis at have flest mulige salgsdata, men at kunne forbinde dem med de spørgsmål, ledelsen arbejder med.

Hvis salget stiger, men indtjeningen falder, bør ledelsen kunne undersøge sammenhængen. Hvis en bestemt kundegruppe vokser, kan det være relevant at se, om den samtidig bidrager positivt til virksomhedens resultat.

Det er netop i kombinationen af forskellige datakilder, at ledelsesdata kan blive mere værdifulde.

Driftsdata kan forklare udviklingen bag økonomien

Økonomiske resultater opstår ikke isoleret. De hænger sammen med det, der foregår i den daglige drift.

Hvis omkostningerne stiger, kan årsagen eksempelvis være længere leveringstider, stigende ressourceforbrug eller problemer i bestemte projekter. Hvis omsætningen udvikler sig positivt, men virksomheden samtidig oplever kapacitetsproblemer, kan det få betydning for muligheden for at fortsætte væksten.

Derfor kan relevante driftsdata være med til at forklare, hvorfor de økonomiske nøgletal udvikler sig, som de gør.

Hvilke data der er relevante, vil variere betydeligt fra en produktionsvirksomhed til en konsulentvirksomhed eller en handelsvirksomhed. Ledelsesrapporteringen bør derfor tage udgangspunkt i den konkrete forretning frem for en standardskabelon med de samme KPI’er til alle.

Data fra forskellige systemer skal kunne ses i sammenhæng

En af udfordringerne ved ledelsesrapportering er, at oplysningerne ofte ligger fordelt mellem flere systemer.

Økonomiske data kan ligge i ERP- eller økonomisystemet, mens salgsdata findes i CRM-systemet, og andre oplysninger ligger i projektstyring, lagerløsninger eller regneark.

Hvis rapporteringen kræver, at medarbejdere manuelt samler og bearbejder oplysninger fra flere steder, kan processen blive tidskrævende. Samtidig kan der opstå forskellige versioner af de samme tal, hvis afdelingerne arbejder med forskellige datakilder eller definitioner.

Her kan Business Intelligence bruges til at samle data fra flere kilder og gøre dem tilgængelige i en mere sammenhængende rapportering. Formålet er ikke at få alle virksomhedens data ind på ét dashboard, men at gøre de relevante oplysninger lettere at anvende.

Et dashboard skal skabe overblik, ikke vise alt

Muligheden for at bygge dashboards med mange grafer, tabeller og nøgletal betyder ikke, at alle informationer bør vises på én gang.

Hvis ledelsen skal bruge lang tid på at finde de væsentlige oplysninger, har dashboardet mistet en del af sin funktion.

Et godt dashboard bør derfor være bygget op omkring de spørgsmål, ledelsen regelmæssigt har behov for at få besvaret. Det kan eksempelvis være, om virksomheden følger budgettet, hvordan salget udvikler sig, hvor indtjeningen kommer fra, eller om bestemte områder af forretningen bevæger sig anderledes end forventet.

Når noget afviger, skal det være muligt at undersøge det nærmere. Ledelsen behøver ikke nødvendigvis alle detaljer i den første visning, men data skal kunne føre videre til en forklaring.

Datakvaliteten er vigtigere end antallet af nøgletal

Et flot dashboard er ikke meget værd, hvis tallene bag det ikke er pålidelige.

Hvis de samme kunder eller produkter eksempelvis bliver registreret forskelligt i flere systemer, kan det være vanskeligt at sammenligne data. Det samme gælder, hvis afdelinger bruger forskellige definitioner på de nøgletal, der bliver rapporteret.

Arbejdet med ledelsesdata handler derfor også om datakvalitet og om at skabe en fælles forståelse af, hvad tallene betyder.

Det er bedre at have færre nøgletal, som ledelsen har tillid til, end et omfattende rapporteringssystem med data, der hele tiden skal diskuteres og kontrolleres.

Ledelsens behov ændrer sig

De data, der er vigtige for virksomheden i dag, er ikke nødvendigvis de samme om to år.

Når virksomheden vokser, går ind på nye markeder, ændrer strategi eller møder nye udfordringer, kan ledelsens informationsbehov ændre sig. Derfor bør rapporteringen heller ikke betragtes som færdig, når et dashboard først er bygget.

Hvis et nøgletal ikke længere bliver brugt til noget, kan det være værd at overveje, om det fortsat skal fylde i rapporteringen. Omvendt kan nye mål eller forretningsområder skabe behov for andre data.

Ledelsesrapportering bør derfor udvikle sig sammen med virksomheden frem for gradvist at vokse, hver gang nogen efterspørger et nyt tal.

De rigtige data er dem, der kan bruges

Der findes ikke en universel liste over de data, alle ledelser bør følge. En virksomhed med projektbaseret arbejde har andre behov end en virksomhed med lager, produktion eller abonnementsforretning.

Det afgørende er, at data understøtter de beslutninger, ledelsen skal træffe, og at informationerne kan sættes ind i en forretningsmæssig sammenhæng.

Når økonomi, salg og relevante data fra driften kan ses i sammenhæng, bliver det lettere at opdage udviklinger og undersøge, hvad der ligger bag dem. Det er her, økonomistyring og Business Intelligence kan gøre en forskel: ikke ved at give ledelsen adgang til mest mulig data, men ved at gøre de rigtige data lettere at forstå og bruge.