Hvorfor har virksomheder brug for backup af Microsoft 365?

Microsoft 365 er blevet en central del af arbejdsdagen i mange virksomheder. Mails ligger i Exchange Online, dokumenter gemmes i OneDrive og SharePoint, og Teams bruges til både kommunikation og samarbejde. Det betyder samtidig, at en stor del af virksomhedens vigtige data er samlet i Microsoft 365.

Microsoft har en række funktioner, der beskytter platformen og giver mulighed for blandt andet versionshistorik og gendannelse af slettede data. Det er dog ikke det samme som at have en separat backup af virksomhedens Microsoft 365-data.

En særskilt backupløsning giver virksomheden en ekstra kopi af data, som kan bruges, hvis mails, filer eller andre oplysninger bliver slettet, overskrevet eller på anden måde går tabt.

Microsoft 365 beskytter platformen, men backup har en anden funktion

Microsoft sørger for infrastrukturen bag Microsoft 365 og arbejder med tilgængelighed, sikkerhed og stabil drift af platformen. Samtidig indeholder Microsoft 365 forskellige muligheder for at gendanne slettede filer og tidligere versioner.

Det betyder, at mange almindelige fejl kan håndteres direkte i Microsoft 365. Hvis en medarbejder eksempelvis kommer til at ændre et dokument forkert, kan versionshistorikken i nogle tilfælde bruges til at finde en tidligere version.

En separat backup løser imidlertid en anden opgave. Her gemmes en kopi af virksomhedens data med det specifikke formål, at de skal kunne gendannes, hvis de oprindelige data ikke længere er tilgængelige eller brugbare.

Virksomheden bliver dermed ikke udelukkende afhængig af de gendannelsesmuligheder og opbevaringsperioder, der findes i selve Microsoft 365-miljøet.

Menneskelige fejl kan føre til tab af data

En stor del af de problemer, der kan føre til tab af data, opstår i helt almindelige arbejdssituationer.

En medarbejder kan komme til at slette en mappe eller en række mails, og dokumenter kan blive overskrevet med forkerte versioner. Ændringer i brugeradgange eller opsætningen af Microsoft 365 kan også få konsekvenser for de data, medarbejderne har adgang til.

Problemet bliver større, hvis fejlen først opdages efter længere tid. Derfor er det relevant at tage stilling til, hvor langt tilbage virksomheden skal kunne gendanne sine data, og hvilke typer data der er vigtigst for driften.

Det gælder ikke kun dokumenter. Afhængigt af virksomhedens brug af Microsoft 365 kan vigtige oplysninger også ligge i mails, SharePoint og Teams.

Cyberangreb kan også påvirke Microsoft 365-data

Backup bør samtidig ses som en del af virksomhedens samlede arbejde med IT-sikkerhed.

Phishing og kompromitterede brugerkonti kan give uvedkommende adgang til virksomhedens Microsoft 365-miljø, mens malware og ransomware kan påvirke de filer, medarbejderne arbejder med.

Her kan en separat backup give virksomheden en ekstra mulighed for at gendanne data fra et tidspunkt, før de blev påvirket.

Backup kan naturligvis ikke forhindre et cyberangreb og bør derfor ikke stå alene. Adgangskontrol, multifaktor-godkendelse, opdateringer og medarbejdernes opmærksomhed er fortsat vigtige dele af IT-sikkerheden. Backupens rolle er at begrænse konsekvenserne for virksomhedens data, hvis noget alligevel går galt.

Hvilke Microsoft 365-data bør virksomheden tage backup af?

Behovet afhænger af, hvordan virksomheden bruger Microsoft 365.

For nogle virksomheder ligger størstedelen af de vigtige data i Exchange Online og OneDrive, mens andre bruger SharePoint og Teams som centrale platforme for projekter, dokumenter og samarbejde.

Derfor bør virksomheden først skabe et overblik over, hvor de forretningskritiske data befinder sig. Herefter kan den tage stilling til, hvilke data der skal sikkerhedskopieres, hvor længe backup skal opbevares, og hvordan data skal kunne gendannes.

Nova C’s løsning til Microsoft 365-backup omfatter Exchange Online, OneDrive, SharePoint og Teams, så backup kan dække flere af de områder, hvor virksomhedens Microsoft 365-data befinder sig.

Backup skal kunne bruges, når behovet opstår

Det er ikke nok, at en backupløsning automatisk gemmer data. Virksomheden bør også vide, hvordan data kan gendannes, og om gendannelsen fungerer i praksis.

Det kan eksempelvis være relevant at kunne gendanne en enkelt slettet fil eller mail uden at skulle gendanne større mængder data. Ved en mere omfattende hændelse kan behovet være et andet, fordi flere medarbejdere, mapper eller systemer er påvirket.

Derfor hænger backup og gendannelse tæt sammen. Jo bedre virksomheden har taget stilling til gendannelsen på forhånd, desto mindre skal der improviseres den dag, data rent faktisk skal hentes tilbage.

Backup bør tilpasses virksomhedens behov

Der findes ikke ét backupbehov, der passer til alle virksomheder.

En mindre virksomhed med få medarbejdere og begrænsede mængder data kan have andre behov end en større organisation, hvor Microsoft 365 er tæt integreret i den daglige drift.

Det afgørende er derfor ikke at tage mest mulig backup, men at have en løsning, der passer til virksomhedens data og den betydning, de har for forretningen. Her bør virksomheden blandt andet tage stilling til, hvilke data der er kritiske, hvor ofte de skal sikkerhedskopieres, hvor længe de skal opbevares, og hvem der har adgang til backup og gendannelse.

Når de spørgsmål er afklaret, bliver backup en planlagt del af IT-driften frem for noget, virksomheden først forholder sig til efter et datatab.

Microsoft 365-backup giver et ekstra sikkerhedsnet

Microsoft 365 giver virksomheder en stabil platform til mails, dokumenter, kommunikation og samarbejde, men en separat backup har en anden funktion end de muligheder for lagring og gendannelse, der allerede findes i platformen.

Med en særskilt backup får virksomheden en ekstra kopi af sine Microsoft 365-data og dermed flere muligheder for at gendanne vigtige oplysninger efter eksempelvis utilsigtet sletning, overskrivning eller andre hændelser, der påvirker data.

Nova C tilbyder backup af Exchange Online, OneDrive, SharePoint og Teams, så virksomhedens Microsoft 365-data kan indgå i en samlet backupstrategi.