Er OneDrive og SharePoint det samme som backup?

OneDrive og SharePoint gør det nemt at gemme, dele og arbejde med virksomhedens filer i Microsoft 365, og fordi data ligger i skyen, kan det være nærliggende at tænke, at de samtidig er sikkerhedskopieret. Men cloudlagring og backup løser forskellige opgaver, og det er vigtigt at kende forskellen, når virksomheden skal beskytte sine data.

OneDrive og SharePoint er først og fremmest udviklet til opbevaring, adgang, synkronisering og samarbejde, mens en særskilt backupløsning har til formål at sikre en kopi af virksomhedens data, som kan bruges til gendannelse, hvis de oprindelige data bliver slettet, beskadiget eller på anden måde går tabt.

Hvad er forskellen på cloudlagring og backup?

Når filer ligger i OneDrive eller SharePoint, kan medarbejderne tilgå dem fra forskellige enheder og arbejde sammen om dokumenter. Ændringer bliver løbende gemt, og afhængigt af virksomhedens opsætning kan filer samtidig være synkroniseret til medarbejdernes computere.

Synkroniseringen er en stor fordel i det daglige arbejde, fordi medarbejderne får adgang til den nyeste version af dokumenterne, uanset hvor de arbejder fra. Men netop fordi ændringer bliver synkroniseret, bør synkronisering ikke forveksles med backup. Hvis en fil bliver ændret eller slettet, kan ændringen også blive synkroniseret til de øvrige steder, hvor filen er tilgængelig.

En separat backup har et andet formål, fordi der her gemmes en kopi af data med henblik på at kunne gendanne dem, hvis de data, virksomheden arbejder med til daglig, ikke længere kan bruges.

Microsoft 365 har allerede muligheder for gendannelse

OneDrive og SharePoint indeholder funktioner, der kan hjælpe, hvis en medarbejder eksempelvis kommer til at slette en fil eller har brug for en tidligere version af et dokument. Versionshistorik og muligheder for at gendanne slettede filer kan derfor løse mange af de mindre problemer, der opstår i den almindelige arbejdsdag.

De funktioner bør dog ikke automatisk sidestilles med en selvstændig backupstrategi. Virksomheden bør i stedet tage stilling til, hvilke data der er kritiske, hvor langt tilbage data skal kunne gendannes, og hvad der skal ske, hvis et større antal filer eller en større del af Microsoft 365-miljøet bliver påvirket på samme tid.

Det er især relevant i virksomheder, hvor Microsoft 365 er blevet en central del af driften, og hvor store dele af virksomhedens dokumenter, mails og samarbejde ligger i platformen.

Synkronisering giver ikke en uafhængig kopi

Det kan være svært at se forskellen på synkronisering og backup, fordi den samme fil kan være tilgængelig flere steder. En medarbejder kan eksempelvis have adgang til et dokument både fra sin computer, via OneDrive og gennem browseren, hvilket umiddelbart kan ligne flere kopier af det samme dokument.

Filerne hænger imidlertid sammen gennem synkroniseringen. Når medarbejderen ændrer dokumentet, bliver ændringen overført, så den nyeste version er tilgængelig de andre steder. Det er netop det, synkronisering skal kunne, men det betyder samtidig, at de forskellige forekomster af filen ikke bør betragtes som uafhængige sikkerhedskopier.

En egentlig backup skal kunne bruges til at hente data tilbage uafhængigt af den almindelige synkronisering og de filer, medarbejderne arbejder med til daglig.

Microsoft 365 indeholder mere end filer i OneDrive

Når virksomheden vurderer behovet for backup, er det vigtigt ikke kun at se på dokumenterne i OneDrive og SharePoint. Microsoft 365 kan indeholde en stor del af virksomhedens digitale arbejdsgrundlag, og data kan blandt andet ligge i Exchange Online, OneDrive, SharePoint og Teams.

Nova C tilbyder Microsoft 365-backup, der omfatter disse områder, og hvor backupdata opbevares separat fra Microsoft 365-miljøet. Det giver virksomheden en ekstra mulighed for at gendanne data, hvis de eksisterende data bliver slettet eller beskadiget.

Hvor omfattende behovet er, afhænger blandt andet af, hvordan virksomheden bruger Microsoft 365, hvilke data der ligger i platformen, og hvor kritiske de er for den daglige drift.

Hvornår kan virksomheden få brug for en separat backup?

Der kan være mange årsager til, at data skal gendannes. En medarbejder kan komme til at slette vigtige filer, et dokument kan blive overskrevet, eller et problem kan først blive opdaget et stykke tid efter, at data er blevet ændret. Et cyberangreb kan også påvirke data og gøre det nødvendigt at gå tilbage til en tidligere version.

Derfor handler en backupstrategi ikke kun om at have en ekstra kopi. Virksomheden bør også vide, hvilke data der skal kunne gendannes, hvor langt tilbage det skal være muligt at gå, og hvem der har ansvaret for gendannelsen, hvis behovet opstår.

Jo mere afhængig virksomheden er af Microsoft 365 i den daglige drift, desto vigtigere bliver det at have taget stilling til disse spørgsmål på forhånd.

OneDrive og SharePoint har stadig en vigtig rolle i datasikkerheden

At OneDrive og SharePoint ikke er det samme som en særskilt backup betyder ikke, at løsningerne ikke har stor betydning for virksomhedens data.

OneDrive kan eksempelvis gøre det lettere for medarbejderne at gemme arbejdsfiler i Microsoft 365 frem for kun at have dem liggende lokalt på en computer. SharePoint kan bruges til at samle fælles dokumenter og information, så de ikke ligger spredt hos enkelte medarbejdere eller i forskellige lokale mapper.

Det kan i sig selv mindske risikoen for, at vigtige virksomhedsdata kun eksisterer ét sted, samtidig med at medarbejderne får bedre muligheder for at dele og samarbejde om dokumenterne.

Det ændrer dog ikke ved, at cloudlagring, synkronisering og backup har forskellige funktioner, og at de derfor bør vurderes hver for sig, når virksomheden planlægger sin datasikkerhed.

Backup bør ses som en del af den samlede løsning

For de fleste virksomheder giver det ikke mening at stille OneDrive og SharePoint op som alternativer til backup. Microsoft 365-løsningerne understøtter det daglige arbejde med dokumenter, deling og samarbejde, mens en separat backup skal sikre muligheden for at gendanne data, hvis noget går galt.

Virksomheden bør derfor tage stilling til både, hvor data bliver gemt, hvordan medarbejderne arbejder med dem, og hvordan de kan gendannes efter et større datatab.

Nova C tilbyder backup af Microsoft 365, herunder Exchange Online, OneDrive, SharePoint og Teams, som en særskilt løsning til beskyttelse og gendannelse af virksomhedens Microsoft 365-data.