Microsoft 365 til små virksomheder: Sådan kommer du i gang

Microsoft 365 samler mail, dokumenter, fillagring og samarbejdsværktøjer i én løsning. Det kan gøre arbejdsdagen enklere for små virksomheder, men det kræver, at abonnement, sikkerhed og filstruktur bliver valgt og opsat korrekt. Her får du overblik over de vigtigste beslutninger, når virksomheden skal i gang med Microsoft 365.

Hvad får en lille virksomhed med Microsoft 365?

Microsoft 365 giver medarbejderne adgang til velkendte programmer og tjenester som Outlook, Word, Excel, Teams, OneDrive og SharePoint. De konkrete programmer og sikkerhedsfunktioner afhænger dog af det valgte abonnement.

Når løsningen er sat rigtigt op, kan medarbejderne arbejde med de samme filer fra forskellige enheder og placeringer. Dokumenter kan deles uden at blive sendt frem og tilbage som vedhæftede filer, og ændringer gemmes løbende. Det gør det lettere at samarbejde og mindsker risikoen for, at flere versioner af det samme dokument cirkulerer i virksomheden.

Microsoft 365 fjerner dog ikke behovet for faste arbejdsgange. Hvis medarbejderne gemmer filer tilfældigt i Teams, OneDrive, SharePoint og lokale mapper, bliver informationerne stadig svære at finde. Virksomheden bør derfor beslutte, hvor forskellige typer dokumenter skal gemmes, og hvem der skal have adgang til dem.

Vælg det rigtige Microsoft 365-abonnement

Microsoft tilbyder flere abonnementer til mindre virksomheder. Business Basic indeholder web- og mobilversioner af blandt andet Word, Excel, PowerPoint og Outlook. Abonnementet omfatter desuden virksomhedsmail, OneDrive og SharePoint.

Business Standard indeholder også skrivebordsversionerne af Microsofts Office-programmer. Det er derfor relevant, hvis medarbejderne skal arbejde i de installerede programmer og ikke kun i en browser.

Business Premium kombinerer programmerne fra Business Standard med flere funktioner til identitetsbeskyttelse, enhedsadministration og beskyttelse mod digitale trusler. Her indgår blandt andet Microsoft Intune og Microsoft Defender. Microsoft tilbyder både abonnementer med og uden Teams i EØS, så indholdet skal kontrolleres, inden virksomheden bestiller licenser. De aktuelle forskelle fremgår af Microsofts officielle oversigt over erhvervsabonnementer.

Det dyreste abonnement er ikke nødvendigvis det rigtige til alle medarbejdere. Valget skal tage udgangspunkt i deres arbejdsopgaver, enheder og adgang til virksomhedens data. Nogle virksomheder kan have behov for forskellige licenser til administration, produktion og eksterne medarbejdere.

Microsoft 365 til små virksomheder: Sådan kommer du i gang

En god opsætning begynder med et overblik over virksomhedens brugere, mailadresser, enheder og data. Det skal blandt andet afklares, hvem der har brug for en personlig konto, hvilke fællespostkasser der skal oprettes, og hvordan adgangen skal ændres, når en medarbejder stopper.

Virksomhedens domæne skal forbindes med Microsoft 365 ved hjælp af DNS-poster. Det gør det muligt at bruge virksomhedens eget domæne til mail. Ændringer i DNS og mailflow bør planlægges omhyggeligt, så mails ikke går tabt under overgangen.

Administratorrettigheder bør begrænses til de personer, der reelt har brug for dem. Det er samtidig fornuftigt at have mindst to kontrollerede administratorkonti, så virksomheden ikke bliver låst ude, hvis én konto ikke kan bruges.

Nova-C kan hjælpe med IT-support og en kontrolleret opsætning af brugere, mail, domæne og adgangsrettigheder.

Beskyt konti og data fra begyndelsen

Microsoft 365 er ikke automatisk sikkert, blot fordi løsningen ligger i skyen. Sikkerheden afhænger også af licenser, indstillinger og medarbejdernes adfærd.

Multifaktorgodkendelse bør aktiveres for alle brugere og især for administratorer. Det tilføjer en ekstra kontrol, hvis en adgangskode bliver stjålet. Microsofts Security Defaults kan blandt andet kræve registrering til multifaktorgodkendelse og beskytte administrative handlinger. Mere avancerede adgangspolitikker kræver de rette Microsoft Entra-licenser.

Virksomheden bør også gennemgå ekstern deling i Teams, OneDrive og SharePoint. Medarbejdere skal kunne dele information med kunder og samarbejdspartnere, men adgangen bør begrænses til det nødvendige og kunne fjernes igen.

Tekniske funktioner skal suppleres med klare regler og træning. Medarbejderne skal vide, hvordan de opdager phishing, deler filer sikkert og reagerer på mistænkelige loginforsøg. Læs mere om arbejdet med IT-sikkerhed.

Microsoft 365 til små virksomheder: Sådan kommer du i gang

En migration til Microsoft 365 bør begynde med en kortlægning af virksomhedens nuværende mailbokse, kalendere, fællesdrev, mapper og adgangsrettigheder. Gamle brugere, dubletter og forældede filer kan med fordel ryddes op inden flytningen.

Det er vigtigt at undersøge, om økonomisystemer, CRM, telefoni eller andre programmer er forbundet med den eksisterende mail- eller filløsning. Integrationerne kan kræve nye indstillinger, når virksomheden skifter til Microsoft 365.

Ved større flytninger bør løsningen testes med en mindre gruppe medarbejdere først. Det giver mulighed for at opdage problemer med blandt andet mailflow, filrettigheder og programmer, før alle brugere bliver berørt.

Skab en enkel struktur for samarbejdet

OneDrive bør som udgangspunkt bruges til den enkelte medarbejders egne arbejdsfiler, mens SharePoint og Teams bruges til fælles dokumenter. Det betyder ikke, at alle afdelinger og projekter skal have deres eget Team. For mange Teams og mapper kan hurtigt gøre strukturen uoverskuelig.

Virksomheden bør fastlægge en enkel navngivning og beslutte, hvem der må oprette nye Teams, grupper og eksterne delinger. Adgangsrettigheder skal løbende gennemgås, så tidligere medarbejdere og samarbejdspartnere ikke beholder adgang, de ikke længere har behov for.

Nova-C kan hjælpe med SharePoint-opsætning, så dokumenter, rettigheder og samarbejdsrum bliver tilpasset virksomhedens hverdag. Med en gennemtænkt opsætning kan Microsoft 365 give en lille virksomhed et bedre digitalt fundament uden at gøre arbejdsdagen mere kompliceret.