Business Intelligence samler og visualiserer virksomhedens data, så ledere kan træffe datadrevne beslutninger og handle hurtigt på trends og resultater.
Business Intelligence, ofte forkortet BI, er en fælles betegnelse for metoder og værktøjer, der samler, bearbejder og præsenterer virksomhedens data. Formålet er at gøre oplysninger fra blandt andet økonomi, salg og drift lettere at bruge i beslutninger. BI skaber dog kun værdi, hvis datagrundlaget er pålideligt, og rapporterne tager udgangspunkt i konkrete behov.
Fra rå data til et brugbart overblik
Virksomheder registrerer løbende store mængder oplysninger i ERP-systemer, CRM, økonomisystemer, webshops og andre digitale løsninger. Dataene kan være værdifulde, men de er ofte fordelt på flere systemer og struktureret forskelligt.
En BI-løsning henter udvalgte data og samler dem i et fælles grundlag. Oplysningerne bliver derefter bearbejdet, så de kan sammenlignes og vises i rapporter eller dashboards.
Det kan eksempelvis gøre det muligt at følge omsætningen fordelt på produkter, kunder og perioder uden at samle oplysningerne manuelt i et nyt regneark hver måned. BI erstatter ikke de systemer, hvor data bliver registreret. Løsningen lægger et analyse- og rapporteringslag oven på dem.
Hvad kan Business Intelligence bruges til?
BI kan anvendes i mange dele af virksomheden. Økonomiafdelingen kan følge resultat, likviditet og afvigelser fra budgettet. Salgsledelsen kan undersøge ordretilgang, kundetyper og udviklingen i forskellige produktområder.
En handelsvirksomhed kan bruge BI til at sammenholde salg og lagerbeholdning. Det kan synliggøre varer, der ofte bliver udsolgt, eller produkter, som ligger længe på lageret. En produktionsvirksomhed kan følge leveringstider, kapacitetsudnyttelse og fejl.
Kundeservice kan undersøge antallet af henvendelser, svartider og tilbagevendende problemer. Oplysningerne kan hjælpe virksomheden med at finde årsager, men tallene fortæller ikke nødvendigvis hele historien. En kort behandlingstid er eksempelvis ikke positiv, hvis kunden ikke får løst sit problem.
Dashboards giver adgang til centrale nøgletal
Et dashboard viser udvalgte nøgletal i grafer, tabeller og andre visuelle elementer. Formålet er at give brugeren et hurtigt overblik over et bestemt område.
Et godt dashboard er tilpasset den person, der skal bruge det. Direktøren, salgschefen og lagerchefen har ikke nødvendigvis behov for de samme oplysninger. Hvis alle virksomhedens data bliver presset ind på én side, bliver de vigtigste signaler svære at få øje på.
Nøgletallene skal have klare definitioner. Hvis afdelingerne beregner omsætning, aktive kunder eller dækningsbidrag forskelligt, kan et fælles dashboard skabe mere diskussion end indsigt.
BI-værktøjer kan opdatere rapporter automatisk, men ikke alle løsninger viser data i realtid. Hyppigheden afhænger af integrationerne, systemernes kapacitet og den valgte opsætning.
Typiske BI-værktøjer
Power BI, Tableau og Qlik er eksempler på platforme, der kan bruges til analyse og visualisering. Valget afhænger blandt andet af virksomhedens eksisterende systemer, datamængder, kompetencer og behov for deling.
En virksomhed, der allerede anvender Microsofts løsninger, kan eksempelvis vælge Power BI på grund af mulighederne for integration. Det betyder dog ikke, at løsningen automatisk kan forbindes enkelt og sikkert med alle systemer.
ERP-løsninger som Uniconta har også rapporteringsmuligheder og data, som kan indgå i en BI-løsning. Virksomheden bør først undersøge, om det eksisterende system allerede kan levere det nødvendige overblik. En særskilt BI-platform er ikke altid nødvendig.
Nogle BI-værktøjer indeholder funktioner baseret på kunstig intelligens. De kan foreslå visualiseringer, opdage afvigelser eller hjælpe brugeren med at stille spørgsmål til data. Resultaterne skal stadig kontrolleres, fordi AI kan misforstå spørgsmålet eller overse vigtig forretningsmæssig sammenhæng.
Fordelene ved Business Intelligence
BI kan reducere tiden brugt på gentagne rapporter og manuelle dataudtræk. Når flere afdelinger arbejder ud fra de samme definitioner og datakilder, kan det også mindske uenighed om tallene.
Ledelsen kan få øje på ændringer tidligere, fordi relevante data bliver præsenteret regelmæssigt. Det kan være faldende salg, stigende omkostninger eller længere leveringstider.
BI gør ikke beslutninger objektive eller fejlfri. Data viser, hvad der er blevet registreret, men kan mangle forklaringer på, hvorfor udviklingen ser ud, som den gør. Den faglige vurdering er derfor fortsat nødvendig.
De største udfordringer ved BI
Datakvalitet er en af de vigtigste udfordringer. Hvis oplysninger mangler, er registreret forkert eller findes i flere versioner, bliver rapporteringen usikker.
Integrationer kan også være mere omfattende end forventet. Gamle systemer og forskellige formater kan kræve teknisk tilpasning, før data kan samles. Derudover skal adgangsrettigheder sikre, at medarbejderne kun kan se de oplysninger, de har behov for.
BI-projekter fejler ofte, når virksomheden begynder med værktøjet frem for behovet. Det er bedre at tage udgangspunkt i nogle få beslutninger og nøgletal end at forsøge at samle alle data fra første dag.
Business Intelligence skaber mest værdi, når virksomheden har klare spørgsmål, pålidelige data og medarbejdere, der kan omsætte rapporterne til handling. Teknologien leverer overblikket, men mennesker skal fortsat vurdere, hvad det betyder for forretningen.
