Er jeres ERP-system klar til de nye krav

Virksomheder står i dag over for skærpede krav til deres ERP-systemer på grund af ændringer i bogføringsloven, momsregler, GDPR og det nye NIS2-direktiv. Det lægger pres på både sikkerhed, datastyring og løbende systemtilpasning. Vi anbefaler, at ERP-løsningen understøtter automatiseret rapportering, høj dataintegritet og enkel opdatering, så virksomheden både overholder lovgivning og fastholder konkurrenceevnen. Et fleksibelt ERP-miljø giver jer kortere reaktionstid på nye regulativer og reducerer risikoen for fejl og brud på datasikkerhed.

Key takeaways

• Det er nødvendigt at opdatere eller udskifte ERP-systemet regelmæssigt for at efterleve nye lovkrav, herunder digital bogføring og datasikkerhed. Vi anbefaler en klar livscyklusstrategi for ERP, så opgraderinger og eventuelle udskiftninger sker planlagt og kontrolleret, ikke først når systemet er forældet eller presset af myndighedskrav.
• Moderne ERP-systemer bør kunne automatisere rapportering og integrere direkte med myndighedernes systemer, hvilket reducerer fejl og manuelle processer. Direkte integration til skat, e-fakturering, myndigheders portaler og rapporteringsstandarder sænker arbejdsbyrden for økonomiafdelingen og sikrer en mere præcis dataleverance.
• Manglende opdateringer øger risikoen for brud på datasikkerhed, manglende compliance og kan medføre bøder eller retslige konsekvenser. Vi opfordrer derfor til en fast opdateringsrytme, kombineret med sikkerhedspatches, løbende test og skærpet overvågning af adgangsrettigheder og logning af brugeraktiviteter.
• Det er vigtigt at involvere nøglemedarbejdere fra økonomi, HR og IT for at sikre, at ERP-systemet understøtter virksomhedens arbejdsprocesser og fremtidige behov. Tværgående samarbejde sikrer, at nye funktioner, integrationer og ændrede arbejdsgange giver reel værdi i hverdagen og ikke stopper op i siloer eller enkeltafdelingers særbehov.
• Løbende audits, dokumentation og en klar opdateringsplan i samarbejde med ERP-leverandøren styrker virksomhedens compliance og forbereder jer på fremtidens krav. Vi anbefaler faste review-møder, hvor vi sammen gennemgår ændringer i lovgivning, vurderer risici og prioriterer kommende opgraderinger, så ERP-platformen konstant matcher både regulatoriske krav og forretningsstrategi.

Hvordan de nye lovkrav påvirker jeres ERP-system virksomhed

Nye regulativer som ændringer i momsregler, bogføringsloven og GDPR lægger pres på virksomhedernes ERP-løsninger. Systemet skal håndtere digitale bilag, sikre sporbarhed og overholde strenge krav til datasikkerhed. Samtidig stiller NIS2-direktivet nye krav til beskyttelse af forretningsdata, hvilket gør det nødvendigt at tænke sikkerhed længere ind i driften.

ERP-systemet skal ikke kun opdateres løbende, men indimellem kræves dybdegående ændringer, hvis jeres virksomhed skal kunne efterleve både nationale og internationale krav. For dem med aktiviteter i flere lande er det afgørende, at løsningen dækker rapporterings- og skattemæssige krav på tværs af grænser.

Når der sker opdateringer inden for lovgivningen, kan systemet ikke stå alene med små tilpasninger. Nogle gange skal der vælges en moderne platform, eksempelvis Uniconta ERP, der nemt tilpasses nye regulativer.

De vigtigste funktioner, jeres ERP-system virksomhed skal have for at opfylde kravene

Automatiseret rapportering og integrationer med myndigheder

Et moderne ERP-system skal kunne automatisere rapportering, så I nemt kan håndtere indberetning af moms og løndata til myndighederne. Sørg for at vælge et system, som har integrationer med offentlige systemer, som fx E-invoicing og B2G-portaler. Det frigiver tid, mindsker risikoen for fejl og hjælper jer med hurtigt at opfylde krav fra myndighederne og bogføringsloven. Funktioner som disse sikrer, at data overføres korrekt og sikkert, uden manuel indtastning.

Sikkerhed, fleksibilitet og compliance

Der stilles stadig større krav til adgangsstyring og sikkerhed. Jeres ERP-system bør have avancerede adgangs- og backup-løsninger for at beskytte persondata og sikre, at opbevaringskrav fra GDPR og bogføringsloven overholdes. Vælg også et system, der let kan tilpasses, hvis reglerne ændrer sig, så I hurtigt kan imødekomme nye krav. Uniconta er et eksempel på et system, der løbende opdateres så det altid matcher gældende lovgivning.

Konsekvenser af ikke at opdatere sit ERP-system

Når virksomheder ikke holder deres ERP-system opdateret, møder de betydelige risici. Forældede systemer kan betyde manglende overholdelse af nye regler. Det kan føre til bøder eller retslige efterspil. Særligt bogføringsloven og de kommende krav fra NIS-2 er centrale, og det er afgørende at holde sig ajour.

Risici for datasikkerhed og driftsforstyrrelser

Ældre ERP-løsninger lever ikke op til nutidens krav til datasikkerhed og dokumentation. Når dokumentationskrav ikke følges, øger det risikoen for forretningsforstyrrelser og datatab. Vi anbefaler at sikre, at jeres software opfylder kravene i både NIS-2 og bogføringsloven for at forhindre potentielle brud.

Konkurrenceevne og markedsplads

Virksomheder med usmidige ERP-systemer risikerer at tabe terræn til rivaler, der hurtigt tilpasser sig nye krav. Moderne løsninger som Uniconta hjælper virksomheder med at sikre sig, at systemet følger med udviklingen på markedet og myndighedernes krav.

Sådan vurderer I om jeres nuværende ERP-system virksomhed er klar

Tjekliste: Overholdelse af nye krav og fleksibilitet

Når I skal vurdere, om jeres ERP-system efterlever de seneste krav, bør I bruge en struktureret tjekliste som udgangspunkt. Gennemgå blandt andet, om systemet:

• Opfylder krav om digital bogføring ifølge den nye bogføringslov
• Understøtter sikker datarapportering og deling
• Lever op til krav om datasikkerhed, eventuelt i forhold til NIS2, se NIS2 og ERP
• Har mulighed for let tilpasning ved fremtidige lovændringer
• Kan integreres effektivt med øvrige systemer

Hvis flere punkter ikke kan krydses af, bør I overveje opdatering eller et nyt moderne ERP, eksempelvis Uniconta til økonomistyring.

Involvering af nøgleinteressenter i evalueringen

Inddragelse af økonomi, HR og IT-afdelingen sikrer en alsidig vurdering. Det styrker beslutningsgrundlaget, hvis nøglepersoner og daglige brugere vurderer, om systemet understøtter deres arbejdsprocesser. Løbende dialog og workshops gør det muligt at afdække skjulte behov og identificere processer, der kan optimeres gennem digitalisering eller automatisering. På den måde får I et solidt grundlag for at vælge mellem opgradering eller udskiftning.

Råd fra eksperterne: Sådan sikrer I fremtidssikret compliance

Samarbejd og opdateringer

En tæt dialog med jeres ERP-leverandør er afgørende for at lægge en klar opdateringsplan og sikre, at medarbejderne løbende får relevant efteruddannelse. Ved at samarbejde kan vi hurtigt reagere på ændringer i regler som den nye bogføringslov og krav fra NIS2-direktivet. Overvej desuden cloud-baseret ERP, da det forenkler tilgangen til opdateringer og ofte giver bedre datasikkerhed.

Audits og dokumentation

For at sikre jeres compliance bør rutinemæssige audits og procesafprøvning indgå som faste rutiner. Disse tiltag hjælper jer med at identificere potentielle mangler, før de udvikler sig til problemer. Fokuser særligt på:

• Dokumentation af alle centrale processer i ERP-systemet
• Sikring af sporbarhed for ændringer og transaktioner
• Regelmæssige tjek af revisionsspor og brugerrettigheder

Læs mere om økonomistyring og compliance for at forstå, hvordan I bruger disse værktøjer proaktivt.