Få en praktisk guide til valg af ERP-system ud fra virksomhedens processer – og se, hvorfor Uniconta kan være et stærkt valg.
Valget af ERP-system bør ikke begynde med en lang liste over funktioner. Det bør begynde med virksomhedens arbejdsgange. Et system kan have mange muligheder og stadig være det forkerte valg, hvis det ikke understøtter den måde, virksomheden arbejder på.
Inden I sammenligner løsninger og leverandører, bør I derfor kortlægge de vigtigste processer, problemer og behov. Det giver et bedre beslutningsgrundlag og mindsker risikoen for dyre tilpasninger efter implementeringen.
Tag udgangspunkt i arbejdsgangene
Beskriv, hvordan virksomheden håndterer centrale opgaver som tilbud, ordrer, indkøb, lager, projekter, fakturering og betalinger. Se efter steder, hvor medarbejderne indtaster de samme oplysninger flere gange, flytter data manuelt eller bruger regneark til at kompensere for mangler i de nuværende systemer.
Kortlæg både de almindelige arbejdsgange og de vigtigste undtagelser. Virksomheden kan eksempelvis have særlige regler for godkendelser, rabatter, lagerstyring eller projektøkonomi. De behov skal være synlige, når forskellige ERP-systemer vurderes.
Det betyder ikke, at alle eksisterende arbejdsgange skal bevares. Nogle processer kan med fordel forenkles eller tilpasses systemets standardfunktioner. Målet er at finde en fornuftig balance, så virksomheden undgår både unødvendige specialtilpasninger og et system, der ikke passer til den daglige drift.
Afklar behovet for integrationer
Et ERP-system fungerer sjældent alene. Det skal ofte udveksle oplysninger med webshop, CRM, lønsystem, betalingsløsninger, lagerstyring eller branchespecifikke programmer.
Lav derfor en oversigt over virksomhedens nuværende systemer. Notér, hvilke data de skal dele, hvor ofte oplysningerne skal overføres, og hvilket system der skal være den primære kilde. Kundeoplysninger kan eksempelvis blive oprettet i et salgssystem og overført til ERP, mens lagerstatus skal sendes tilbage til webshoppen.
Integrationerne skal vurderes, før virksomheden vælger løsning. Ellers kan en tilsyneladende enkel implementering udvikle sig til et dyrt projekt, når behovet for dataudveksling bliver tydeligt.
Overvej samtidig, hvilke systemer der fortsat er nødvendige. Et nyt ERP-system kan måske overtage funktioner, som virksomheden i dag betaler flere forskellige leverandører for.
Få styr på data før overgangen
Et nyt system forbedrer ikke automatisk kvaliteten af virksomhedens data. Dubletter, manglende oplysninger og forskellige registreringsmetoder følger med, hvis de ikke bliver håndteret før flytningen.
Gennemgå derfor stamdata som kunder, leverandører, varer, priser og kontoplan. Afklar, hvilke oplysninger der skal flyttes, hvem der kontrollerer dem, og hvilke historiske data virksomheden reelt har brug for i det nye system.
God datakvalitet gør både implementeringen og den efterfølgende økonomistyring mere pålidelig. Det bliver samtidig lettere at automatisere processer og skabe rapporter, som ledelsen kan stole på.
Gør rapporteringsbehovet konkret
Det er ikke tilstrækkeligt at spørge, om ERP-systemet kan lave rapporter. Virksomheden skal afklare, hvilke oplysninger ledelsen og medarbejderne har behov for, og hvilke beslutninger rapporteringen skal understøtte.
En handelsvirksomhed kan have brug for salg fordelt på kunder, varegrupper og kanaler. En projektvirksomhed kan prioritere timeforbrug, budgetter, dækningsbidrag og status på igangværende projekter.
Definér også, hvordan de vigtigste nøgletal skal beregnes. Hvis afdelingerne opgør omsætning, avance eller projektresultater forskelligt, skaber selv et avanceret system ikke et fælles beslutningsgrundlag.
Prioritér de rapporter, der giver størst værdi fra begyndelsen. Øvrige visninger kan udvikles senere, når virksomheden har fået erfaring med systemet og sine nye arbejdsgange.
Vurder virksomhedens fremtidige behov
ERP-systemet skal passe til virksomheden i dag, men det bør også kunne følge en realistisk udvikling. Det kan være flere medarbejdere, nye selskaber, international handel, flere salgskanaler eller større datamængder.
Undersøg, hvordan løsningen håndterer nye brugere, afdelinger, adgangsrettigheder og godkendelsesprocesser. Virksomheden bør dog undgå at betale for omfattende funktioner, som kun bygger på løse forestillinger om fremtidig vækst.
Uniconta kan indgå som en mulig løsning, hvis systemets funktioner, integrationer og arbejdsgange passer til virksomhedens behov. Det skal vurderes på samme grundlag som andre ERP-systemer. Systemets navn eller pris kan ikke i sig selv afgøre, om det er det rette valg.
Beregn den samlede omkostning
Prisen omfatter mere end licenser. Medregn også implementering, datamigrering, integrationer, uddannelse, support og løbende administration.
Bed leverandøren beskrive tydeligt, hvad tilbuddet indeholder, og hvilke opgaver der bliver faktureret særskilt. Undersøg især omfanget af tilpasninger, overførsel af historiske data og hjælp efter opstart.
Virksomhedens egne medarbejdere skal også bruge tid på projektet. Nøglepersoner skal beskrive arbejdsgange, kontrollere data, teste systemet og hjælpe kollegerne i gang. Den interne tid bør derfor indgå i vurderingen af den samlede indsats.
Test systemet med virkelige opgaver
Bed om en demonstration, der tager udgangspunkt i virksomhedens egne arbejdsgange. Følg eksempelvis en ordre fra oprettelse til levering og fakturering eller en leverandørfaktura fra modtagelse til betaling.
Lad de medarbejdere, der skal bruge systemet, deltage. De kan opdage unødvendige trin og praktiske problemer, som ikke bliver synlige i en generel produktpræsentation.
Sammenlign derefter løsningerne ud fra arbejdsgange, integrationer, datakvalitet, rapportering og samlede omkostninger. Så bliver valget af ERP-system en forretningsmæssig beslutning frem for en konkurrence mellem flest mulige funktioner.
