Sådan skaber automatisering mere tid i hverdagen

Automatisering i virksomhedens hverdag

Automatisering kan overtage gentagne administrative opgaver og give medarbejderne mere tid til kunder, udvikling og andre opgaver, der kræver faglig vurdering. Gevinsten opstår dog kun, hvis virksomheden vælger de rigtige processer og følger op på, om løsningen faktisk sparer tid.

Hvad betyder automatisering i en virksomhed?

Automatisering betyder, at et system udfører en opgave eller en del af en arbejdsgang uden manuel behandling hver gang. Det kan eksempelvis være udsendelse af fakturaer, registrering af betalinger, oprettelse af sager eller påmindelser om opfølgning.

Formålet er ikke nødvendigvis at fjerne medarbejderen fra hele processen. Ofte giver det mere mening at automatisere de ensartede dele og lade medarbejderen håndtere undtagelser, kontrol og beslutninger.

En god automatisering kan reducere dobbeltarbejde og manuelle indtastninger. Det kan både spare tid og mindske risikoen for fejl. En uhensigtsmæssig automatisering kan derimod gøre en dårlig arbejdsgang hurtigere uden at løse det oprindelige problem.

Hvilke opgaver kan automatiseres?

De bedste kandidater er opgaver, der udføres ofte, følger faste regler og bruger oplysninger, som allerede findes digitalt.

I økonomifunktionen kan et system eksempelvis sende fakturaer og rykkere, matche betalinger med åbne poster og overføre bilag til bogføringen. Medarbejderen skal stadig kontrollere afvigelser og sikre, at oplysningerne er korrekte.

I kundeservice kan automatiske svar bekræfte, at en henvendelse er modtaget, mens et sagsstyringssystem fordeler opgaven til den rette medarbejder. Kunden får hurtig besked, uden at virksomheden forsøger at automatisere den personlige behandling af selve henvendelsen.

Et CRM-system kan oprette opgaver, når en potentiel kunde udfylder en formular, eller minde en sælger om en aftalt opfølgning. Det hjælper med at fastholde processen, men systemet kan ikke erstatte den faglige vurdering af kunden.

Andre relevante områder kan være mødebooking, tidsregistrering, godkendelse af dokumenter, rapportering og oprettelse eller lukning af brugeradgange.

Begynd med arbejdsgangen – ikke værktøjet

Før virksomheden vælger en løsning, bør den kortlægge den nuværende arbejdsgang. Hvem starter opgaven, hvilke oplysninger bruges, og hvor opstår ventetid eller fejl?

Det er især relevant at undersøge, hvor medarbejdere indtaster de samme oplysninger flere gange, kopierer data mellem systemer eller bruger tid på at sende ensartede beskeder. Her kan en integration eller et enkelt workflow ofte give større værdi end en omfattende ny platform.

Arbejdsgangen bør forenkles, før den automatiseres. Unødvendige godkendelser og gamle rutiner skal ikke bygges ind i den nye løsning. Virksomheden skal også beslutte, hvad der skal ske, hvis oplysninger mangler, et system er utilgængeligt, eller resultatet ikke ser rigtigt ud.

Start i lille skala

Automatisering behøver ikke begynde som et stort it-projekt. Vælg en afgrænset proces, hvor virksomheden kender tidsforbruget og let kan kontrollere resultatet.

Det kan eksempelvis være automatisk udsendelse af en bekræftelse efter en formular eller oprettelse af en intern opgave, når en bestemt mail modtages. Når løsningen fungerer stabilt, kan den udvides eller bruges som erfaring til næste proces.

Inden automatiseringen sættes i drift, skal den testes med både normale sager og undtagelser. En faktura med manglende oplysninger, en dublet eller en ugyldig mailadresse må ikke få hele arbejdsgangen til at bryde sammen.

Der skal samtidig være en ansvarlig medarbejder, som kan opdage fejl og ændre opsætningen, når virksomhedens behov eller systemer ændrer sig.

Pas på data og adgangsrettigheder

Automatiserede arbejdsgange kan flytte oplysninger mellem flere systemer. Virksomheden skal derfor vide, hvilke data der behandles, hvor de gemmes, og hvem der har adgang.

Integrationer bør kun få de rettigheder, de har brug for. Hvis et værktøj skal oprette kalenderaftaler, er der ikke nødvendigvis grund til at give det adgang til alle virksomhedens dokumenter. Gamle forbindelser og konti skal fjernes, når de ikke længere anvendes.

Personoplysninger og fortrolige forretningsdata kræver særlig opmærksomhed. Virksomheden skal sikre, at leverandører og integrationer lever op til de krav, der gælder for behandlingen af oplysningerne.

Inddrag medarbejderne

Medarbejderne kender ofte de små forsinkelser og manuelle omveje, som ledelsen ikke ser. De bør derfor inddrages, når processerne bliver kortlagt og de nye løsninger testet.

Automatisering kan skabe usikkerhed, hvis formålet ikke bliver forklaret. Det skal være tydeligt, hvilke opgaver der ændres, hvem der fortsat har ansvaret, og hvordan fejl skal rapporteres. Oplæring er nødvendig, selv når det nye workflow virker enkelt.

Mål den reelle gevinst

Virksomheden bør måle situationen, før automatiseringen indføres. Hvor lang tid tager opgaven, hvor ofte opstår fejl, og hvor meget ventetid skaber processen?

Efter implementeringen kan de samme forhold måles igen. Det er ikke nok, at et system udfører opgaven hurtigere, hvis medarbejderne bagefter bruger mere tid på kontrol og fejlretning.

En vellykket automatisering skal give en mærkbar forbedring i hverdagen. Det kan være kortere behandlingstid, færre fejl, hurtigere svar til kunder eller mindre tid brugt på gentagne indtastninger. Når virksomheden begynder med et konkret problem og følger resultatet tæt, kan automatisering frigive tid uden at gøre arbejdsgangene mere komplicerede.