Mange virksomheder deler stadig adgangskoder i Excel og mails

Vi ser stadig, at mange virksomheder deler adgangskoder i Excel-ark og mails, fordi det føles nemt og hurtigt. Denne praksis øger dog risikoen for alvorlige sikkerhedsbrud markant. Uden klare retningslinjer, gode værktøjer og tydelig opbakning fra ledelsen bliver de usikre vaner hurtigt en fast del af hverdagen.

Key takeaways

• Midlertidige løsninger som at dele koder i mails og regneark bliver hurtigt til indgroede vaner, der er svære at ændre.
• Manglen på klare retningslinjer og sikre værktøjer gør det let for medarbejdere at vælge den hurtige, men risikable løsning.
• Svag adgangskodehåndtering øger risikoen for datalæk, hackerangreb og store økonomiske tab, fordi adgangskoder nemt havner hos de forkerte.
• Konsekvenserne spænder fra bøder fra myndigheder og tabt troværdighed til omfattende oprydningsarbejde efter databrud.
• Med en password manager, løbende træning og tydelig opbakning fra ledelsen kan virksomheder hurtigt erstatte usikre vaner med effektive og sikre processer.

Hvordan usikre vaner opstår og fortsætter

Vores erfaring viser, at mange medarbejdere stadig gemmer og deler adgangskoder i Excel-ark eller sender dem i mails, fordi det er blevet en hurtig standardløsning. Det starter ofte som en midlertidig nødløsning mellem kollegaer, for eksempel når nogen skal kunne hjælpe med en specifik opgave eller dække ind ved ferie. Problemet er, at den midlertidige løsning hurtigt bliver en indarbejdet vane. Når én medarbejder får succes med den metode, følges den af flere og pludselig bliver det gængs praksis i afdelingen.

Manglende retningslinjer og travlhed forstærker usikre rutiner

De usikre vaner bider sig fast af flere grunde. Her er de mest almindelige risikofaktorer vi ser i danske virksomheder:

• Der findes ingen klare eller opdaterede retningslinjer for adgangskodehåndtering. Medarbejderne er i tvivl om de bedste metoder og vælger det simpleste, de kender.
• Pressede deadlines og kravet om hurtig adgang gør, at sikkerhed nedprioriteres til fordel for effektivitet.
• Mange mangler de rigtige værktøjer, for eksempel sikre password-managers. Så havner oplysningerne i regneark og mails igen.
• Vanetænkning gør, at folk gør som de plejer, uden at reflektere over risikoen. Der mangler typisk synlig ledelsesopbakning til ændringer.
• Mangel på løbende træning og awareness omkring de reelle trusler, som for eksempel hvordan selv ét lækket regneark kan give hackere adgang til hele systemer.

Vi ser det ofte helt konkret hos virksomheder, der først handler, efter et hackerangreb eller et datalæk allerede er sket. Det handler ikke om ond vilje, men om manglende viden, for lidt tid og usikre rutiner, der får lov at blive hængende gennem årene.

For at komme ud af de gamle vaner kræver det klare retningslinjer, ledelsesfokus og konkrete værktøjer. Vores erfaring viser, at når medarbejdere forstår faren og får enkle processer at følge, så rykker de sig hurtigt væk fra farlige løsninger som adgangskoder i Excel og mails.

Konsekvenserne ved at dele adgangskoder forkert

Når adgangskoder ryger i Excel-ark eller mails, udsætter mange virksomheder sig for store risici. De færreste tænker over, at disse filer ofte ligger uopdaget i årevis, let tilgængelige hvis blot én person får adgang. Det gør ikke bare virksomheden sårbar, men åbner også døren for alt fra ransomware til datalæk og økonomiske tab. Her gennemgår vi, hvad der typisk sker, når adgangskoder deles forkert.

De konkrete risici ved dårlige adgangskodevaner

Når vi ser virksomheder, der stadig deler koder via mail eller regneark, er det ofte fordi processen føles hurtig og nem. Men konsekvenserne risikerer at være fatale:

• Data kan blive stjålet, hvis eksterne eller interne får adgang til filerne. Ofte opdager man bruddet for sent.
• Der sker hyppigere hackerangreb, fordi adgangskoder genbruges eller ligger frit tilgængelige. Du kan læse om typiske hackerangreb og hvad der kan ske, hvis koder havner de forkerte steder.
• Hvis data lækkes, bliver virksomheden udsat for krav om databruds-indmeldelser — og her venter bøder fra myndighederne.
• Omdømmet lider, fordi kunder og samarbejdspartnere mister troen på jeres sikkerhed.
• Virksomheden rammes økonomisk. Ikke bare af bøder, men tabt indtjening og tid brugt på oprydning og forklaringer.

Det handler om mere end bare at undgå bøder eller at slippe for en uoverskuelig “oprydningsrunde” i gamle mails; selve virksomhedens identitet og tillid står på spil, hvis koder kommer på afveje.

Sådan spotter og undgår du usikre kodepraksisser

For at undgå at ende i en situation, hvor adgangskoder flyder rundt som åbne hemmeligheder, anbefaler vi at sætte fokus på jeres nuværende rutiner. Her er nogle tydelige tegn, du bør holde øje med i virksomheden:

• Koder deles åbent via mail, chat eller i printede papirer.
• Ingen bruger totrinsbekræftelse eller har styr på, hvem der sidst har haft adgang.
• Mange adgangskoder genbruges på tværs af systemer.
• Gammel personale har stadig adgang til følsomme systemer.
• Der mangler centrale regler og retningslinjer for deling og opbevaring af adgangskoder.

Vi oplever, at mange undervurderer, hvor let en mail eller et Excel-ark havner det forkerte sted. Derfor anbefaler vi altid at kigge på vores gennemgang af it-sikkerhed, så I kan se, om jeres nuværende rutiner lever op til gældende krav.

Tag udgangspunkt i virkeligheden og drop undskyldninger såsom “det er nemmere sådan” eller “det sker jo ikke for os”. De fleste databrud sker netop på baggrund af små, oversete fejl og vaner. Skal I virkelig fremtidssikre jeres medarbejderes arbejdsgange, så deltag på et webinar om at gå fra password-kaos til fuld kontrol, hvor vi arbejder med konkrete eksempler på, hvordan I kan løse problemet effektivt.

Tør være kritisk over for gamle vaner og opsøg viden. Det skaber både tryghed og bedre resultater gennem hele organisationen.

Password manager virksomhed: et konkret alternativ

Tiden, hvor vi sender adgangskoder rundt i mails eller gemmer dem i regneark, bør være forbi. Vi ser desværre stadig alt for mange virksomheder fastholde farlige rutiner, hvor administratorer deler brugernavne og passwords ad hoc. Resultatet er dårligt overblik, utilstrækkelig sikkerhed og markant højere risiko for svindel og hackerangreb.

Med en moderne password manager ændres det hele. Sådan en platform håndterer deling og opbevaring af virksomhedens adgangskoder langt sikrere end nogen anden løsning. Al information krypteres, så det kun er godkendte medarbejdere der har adgang. Samtidig logs og dokumenteres, præcis hvem der har set og brugt hvilke koder. Hvis nogen forlader virksomheden eller en kode kompromitteres, kan vi nemt ændre adgang eller nulstille med et enkelt klik, helt uden at rode med gamle Excel-ark eller fejlbehæftede e-mails.

Sådan skifter I fra usikre vaner til smart adgangskodehåndtering

Når vi hjælper virksomheder væk fra gamle vaner, anbefaler vi at bruge en password manager, da det giver:

• Automatisk og krypteret deling af passwords
• Logger over hvem der har adgang til hvad
• Nem oprettelse og ændring af passwords for hele teamet
• Mulighed for at inddrage eller give adgang på få sekunder
• Adgangskontroller, så vi kan styre præcis hvilke teams eller personer der må se hvilke oplysninger

En password manager skaber ikke kun tryghed, den sparer også tid og giver bedre overblik, hvilket styrker både drift og sikkerhed. Flere ressourcer og vejledninger til bedre it-sikkerhed kan findes på vores hjemmeside. Overvej at deltage i vores webinar om adgangskodehåndtering, hvis I vil hurtigt fra kaos til kontrol.

Implementering af bedre adgangskode sikkerhed i praksis

For mange virksomheder er det desværre stadig almindeligt at gemme adgangskoder i regneark eller sende dem rundt i mails. Det øger risikoen for brud på it-sikkerheden markant. Hvis vi skal komme dårlige vaner til livs, kræver det konkrete handlinger og vedholdenhed.

Sådan tager I fat: Trin for trin mod bedre adgangskodehåndtering

Her er nogle klare skridt, vi anbefaler at tage hvis I vil sikre, at jeres adgangskoder ikke længere ligger og flyder:

• Få topledelsens opbakning. Forandringer lykkes bedre, når ledelsen viser, det er vigtigt og prioriterer ressourcer.
• Udvælg en password manager. Drop Excel og mails. Vælg en løsning hele virksomheden kan bruge, så deling bliver sikkert og overskueligt. Overvej markedets anbefalede alternativer og vælg én, der også fungerer på tværs af platforme og devices.
• Uddan medarbejderne. Køb ikke bare licenser – sørg for træning. Gennemgå hvordan password manageren bruges og hvorfor gamle metoder ikke længere er acceptable. Gode vaner kræver forståelse og gentagelse. Se mere i vores webinar om password kaos hvis I mangler inspiration.
• Lav faste kontroller. Undgå at medarbejdere falder tilbage i gamle rutiner ved at have løbende tjek. Det kan være stikprøver, eller automatiske rapporter fra password manageren om usikkert brug, deling eller genbrug af adgangskoder.
• Gør det nemt at følge reglerne. Jo lettere systemet er at bruge, desto større chance er der for at alle følger med. Gør best practice synligt og tilgængeligt og hav klare instruktioner for nye og nuværende medarbejdere.

De fleste hackerangreb skyldes banal menneskelig fejl, ofte fordi gamle rutiner ikke ændres. Vores erfaring siger, at teknikken kun er halvdelen af løsningen. Det kræver kultur, ledelse og opfølgning at holde fast. Læs mere om hvordan it-sikkerhed bedst implementeres hos virksomheder som jeres.