Hvad koster en times nedetid for virksomheden?

Prisen på en times nedetid kan ikke fastsættes med ét generelt beløb. For nogle virksomheder betyder et udfald begrænset besvær, mens andre mister salg eller må standse produktionen. Den reelle omkostning afhænger af tidspunktet, det berørte system og virksomhedens mulighed for at arbejde videre på andre måder.

Hvad tæller som nedetid?

Nedetid opstår, når medarbejdere eller kunder ikke kan bruge et system, som er nødvendigt for virksomhedens drift. Det kan være en utilgængelig webshop, et produktionssystem, mail, telefoni eller et ERP-system.

Et system behøver ikke være fuldstændigt nede, før det koster penge. Langsomme forbindelser, tilbagevendende fejl og manglende adgang for en del af medarbejderne kan også reducere produktiviteten.

Konsekvensen afhænger af systemets betydning. En printerfejl på ét kontor kan måske løses med en midlertidig arbejdsgang. Et nedbrud i ordrebehandlingen kan derimod standse både salg, lager og fakturering.

Beregn den direkte omkostning

Virksomheden kan begynde med at opgøre den omsætning eller produktion, som normalt skabes i det berørte tidsrum. Beløbet skal justeres for den del, der kan indhentes senere. En kundeordre er ikke nødvendigvis tabt, blot fordi den bliver behandlet en time senere.

Derefter skal lønudgiften til medarbejdere, som ikke kan arbejde, medregnes. Hvis 30 medarbejdere er berørt i en time, skal beregningen baseres på deres samlede timeomkostning og ikke kun den udbetalte løn.

Ekstra udgifter til it-support, teknikere, reservedele og gendannelse hører også med. Hvis virksomheden skal bruge overarbejde på at indhente forsinket produktion eller genindtaste data, er det ligeledes en følge af nedetiden.

Den enkle beregning består derfor af tabt indtjening, værdien af tabt arbejdstid og udgifterne til at genetablere driften. Hertil kommer eventuelle kontraktlige bodskrav og kompensation til kunder.

Tidspunktet har stor betydning

En gennemsnitlig timepris kan være nyttig i planlægningen, men den fortæller ikke hele historien. En webshop kan miste langt mere omsætning under Black Friday end en almindelig formiddag. En produktionsvirksomhed kan være særligt sårbar midt i en proces, hvor materialer går tabt, hvis anlægget stopper.

Nedetid uden for åbningstiden kan omvendt være næsten uden konsekvenser for nogle virksomheder. For andre fortsætter automatiseret produktion, ordrebehandling eller internationale aktiviteter døgnet rundt.

Virksomheden bør derfor beregne omkostningen for forskellige systemer og tidspunkter frem for at anvende ét beløb på hele it-miljøet.

De indirekte konsekvenser er sværere at måle

Et driftsstop kan påvirke kunderne, selv om det tabte salg senere bliver indhentet. Forsinkede leverancer og manglende adgang til en tjeneste kan skabe ekstra henvendelser og belaste kundeservice.

Gentagne udfald kan over tid skade tilliden til virksomheden. Konsekvensen er vanskelig at omregne til et præcist beløb, og det er ikke sikkert, at en enkelt kort hændelse får kunder til at vælge en konkurrent. Risikoen vokser typisk med hændelsernes varighed, hyppighed og betydning.

Medarbejderne bliver også påvirket. De skal måske håndtere frustrerede kunder, udføre manuelle nødprocedurer og indhente det forsømte arbejde efterfølgende. Den belastning bør indgå i virksomhedens samlede vurdering.

Nedetid er heller ikke automatisk et databrud. Hvis udfaldet skyldes et cyberangreb, kan der dog komme yderligere omkostninger til undersøgelser, kommunikation og eventuelle anmeldelser til myndigheder.

Find de systemer, der er vigtigst

Virksomheden bør kortlægge sine forretningskritiske systemer og vurdere konsekvensen af, at hvert system er utilgængeligt. Økonomi, salg, produktion og kundeservice kan have forskellige afhængigheder.

For hvert system bør ledelsen fastlægge, hvor hurtigt driften skal genoptages, og hvor meget data virksomheden kan acceptere at miste. Kravene skal være realistiske. En løsning, der skal kunne gendannes på få minutter, er normalt dyrere end en løsning, der kan undværes en arbejdsdag.

Prioriteringen gør det muligt at bruge it-budgettet der, hvor nedetid vil gøre størst skade.

Sådan reduceres risikoen

Backup er vigtig, men den forhindrer ikke nødvendigvis nedetid. Den gør det muligt at gendanne data efter en fejl eller et angreb. Virksomheden skal teste både indholdet og den tid, en gendannelse tager.

Overvågning kan opdage kapacitetsproblemer, mislykkede backupjob og andre faresignaler, før brugerne melder om fejl. Softwareopdateringer lukker kendte sårbarheder og retter fejl, men bør planlægges, så de ikke selv skaber unødvendige afbrydelser.

Redundans kan holde kritiske tjenester i gang, hvis en komponent fejler. Det kan være en ekstra internetforbindelse, strømforsyning eller server. Løsningen øger dog både pris og kompleksitet og bør vælges ud fra den beregnede risiko.

Endelig skal virksomheden have en beredskabsplan. Den skal beskrive ansvar, kontakt til it-support, intern kommunikation og eventuelle manuelle arbejdsgange. Planen bør afprøves, før et reelt nedbrud opstår.

Når virksomheden kender sin egen timeomkostning ved nedetid, bliver det lettere at vurdere, hvilke investeringer i driftssikkerhed der faktisk kan betale sig.