Mange dashboards fejler, fordi de mangler strategisk fokus, brugerinddragelse og relevante KPI’er. Lær at skabe dashboards, der giver forretningsværdi.
Et dashboard kan give et hurtigt overblik over virksomhedens vigtigste data. Alligevel ender mange dashboards som flotte skærmbilleder, der sjældent bliver brugt. Problemet er som regel ikke teknologien, men manglende formål, uklare nøgletal og en løsning, der ikke passer til de beslutninger, medarbejderne skal træffe.
Dashboardet mangler et klart formål
Et dashboard bør udvikles til en bestemt målgruppe og en konkret opgave. Hvis formålet blot er at samle virksomhedens data ét sted, bliver resultatet ofte en omfattende samling af tal uden tydelig retning.
Udgangspunktet bør være de spørgsmål, brugeren skal have besvaret. En salgschef kan eksempelvis have behov for at se udviklingen i ordretilgang og forventet omsætning, mens en produktionsansvarlig har brug for oplysninger om kapacitet, leveringstider og fejl.
De to medarbejdere skal ikke nødvendigvis bruge det samme dashboard. Hvis løsningen forsøger at dække alle behov på én gang, risikerer den at blive mindre relevant for alle.
Der vises for mange nøgletal
Når der er adgang til store mængder data, kan det være fristende at vise så meget som muligt. Det giver ikke automatisk et bedre beslutningsgrundlag.
Et overfyldt dashboard gør det vanskeligt at se, hvilke ændringer der kræver opmærksomhed. De vigtigste nøgletal drukner blandt grafer, tabeller og farver, som ikke hjælper brugeren med at prioritere.
Hvert nøgletal bør have en tydelig funktion. Brugeren skal kunne forstå, hvorfor tallet vises, hvordan det beregnes, og hvilken handling en ændring kan føre til. Hvis et nøgletal ikke bruges til en beslutning eller opfølgning, hører det sandsynligvis ikke hjemme på dashboardets forside.
Tallene mangler sammenhæng
Et tal giver sjældent mening alene. En omsætning på én million kroner kan være positiv eller negativ, afhængigt af budgettet, den foregående periode og virksomhedens omkostninger.
Et brugbart dashboard skal derfor give tallene en relevant sammenhæng. Det kan ske ved at vise udviklingen over tid, afvigelsen fra et mål eller en sammenligning med samme periode sidste år.
Sammenligningen skal dog være rimelig. Sæsonudsving, prisændringer og ændrede registreringsmetoder kan gøre udviklingen misvisende. Dashboardet bør derfor gøre det tydeligt, hvilken periode og hvilke data der ligger bag.
Datagrundlaget er ikke pålideligt
Et dashboard bliver ikke bedre end de data, det bygger på. Manglende registreringer, dubletter og forskellige definitioner af det samme nøgletal kan skabe et misvisende billede af forretningen.
Problemet bliver større, når data hentes fra flere systemer. Hvis kundegrupper, produktnavne eller datoer registreres forskelligt, kan oplysningerne ikke altid sammenlignes direkte.
Inden dashboardet udvikles, skal virksomheden aftale, hvordan de centrale nøgletal beregnes, hvilke systemer der er de autoritative kilder, og hvem der har ansvar for datakvaliteten. Ellers risikerer diskussionen at handle om, hvilket tal der er rigtigt, frem for hvad virksomheden skal gøre.
Brugerne bliver inddraget for sent
Et dashboard kan være teknisk korrekt og stadig være ubrugeligt i praksis. Det sker ofte, når løsningen bliver udviklet uden tilstrækkelig forståelse for medarbejdernes arbejdsdag.
De kommende brugere bør inddrages tidligt. De kan fortælle, hvilke spørgsmål de ofte mangler svar på, hvor de nuværende rapporter svigter, og hvor hurtigt oplysningerne skal være tilgængelige.
En prototype med få nøgletal kan afprøves, før virksomheden bruger tid på en omfattende løsning. På den måde kan struktur, begreber og visninger justeres ud fra reel brug.
Visualiseringen gør data svære at forstå
Grafer og farver skal gøre mønstre tydeligere. De må ikke vælges, fordi de ser avancerede ud.
Et søjlediagram kan være velegnet til at sammenligne kategorier, mens en kurve ofte er bedre til at vise udvikling over tid. Tredimensionelle diagrammer, mange farver og unødvendige animationer kan gøre præcise værdier sværere at aflæse.
Dashboardet bør have en tydelig rækkefølge, hvor de vigtigste oplysninger vises først. Farver skal bruges konsekvent og med omtanke. Rød bør eksempelvis ikke betyde en kritisk afvigelse ét sted og en bestemt afdeling et andet sted.
Dashboardet fører ikke til handling
Et dashboard skaber først værdi, når det bliver brugt til opfølgning og beslutninger. Hvis ingen reagerer på en negativ udvikling, gør det ingen forskel, hvor hurtigt den bliver vist.
Virksomheden bør derfor aftale, hvem der følger de enkelte nøgletal, hvor ofte de gennemgås, og hvad der skal ske ved væsentlige afvigelser. Dashboardet kan eksempelvis være et fast udgangspunkt for salgs-, drifts- eller ledelsesmøder.
Behovene ændrer sig over tid. Nøgletal, som tidligere var vigtige, kan miste deres relevans, mens nye risici og mål opstår. Et dashboard skal derfor løbende justeres og forenkles. Værdien ligger ikke i antallet af målinger, men i om de hjælper virksomheden med at træffe bedre og hurtigere beslutninger.
